仕事の中で毎日決まった作業をルーチンワークとしてこなす場面、ありますよね。いつも同じような内容のルーチンワークを、つまらなく感じた経験はありませんか？
「同じことの繰り返しで、刺激がなくてつまらない・・・」
「作業に飽きてしまって、時間が経つのが遅い・・・」
「ずっと同じことをしていても、成長を実感できない！」
など、ルーチンワークを辛いと感じてしまうこともありますよね。しかし、どんな仕事でも多かれ少なかれ、ルーチンワークをこなす必要はあるものです。この記事では、ルーチンワークの辛さを解消するためのポイントを解説していきます。
もくじ
ルーチンワークが辛い最大の原因は、効率化できていないこと
あなたの職場では、ルーチンワークは効率的に行われていますか？昔のやり方のまま効率化できていないルーチンワークの中には無駄が多く、効率化する余地が沢山あるものです。しかし、ルーチンワークは作業一つ一つは単純なものが多いので、やり方さえ覚えてしまえば何も考えずこなせてしまえる面もあるため、非効率な部分があっても問題視されにくいのです。例えば、今はもう使っていないような書類を作成する作業がいまだに行われていたり、同じような書類を2度作成している場合もあります。
慣習化された作業を、よく意味が分からないまま延々とこなしていくことはストレスの原因になり、また仕事としても価値を生んでいないものです。また、頭の中では「この作業、無駄じゃない？」などと思いながら仕事をしていると、やりがいも感じにくくなってしまうでしょう。
ルーチンワークを劇的に効率化するための4ステップとは？
ルーチンワークの中身をよく見てみると、昔は必要だったにしろ現在では全く必要のないことまでやっていたり、また事務所内の整理ができていなかったりと、非効率になっているポイントは沢山見つかるものです。特に、昔からあまり人の入れ替わりのない職場であったり、PCをほとんど活用していないような職場では、大いに改善の余地があるでしょう。
逆に、ある程度ルーチンワークが効率化されているように見える職場でも、注意して探していけば思わぬ非効率を発見できることもあります。ここでは、ルーチンワークを劇的に効率化するための4つのステップを解説していきます。非効率さを解消し、仕事のストレスを少しでも無くしていきましょう。
現在行っている作業項目全てについて、作業目的を再確認する
まず、現在行っている作業項目をすべてリストアップし、その作業は何のためにやっているかという目的を書き出していきます。目的を明らかにしたら、目的達成のためにいつその作業を終わらせなければいけないかも書き足していきましょう。例えば、出勤記録のまとめ作業であれば、目的としては月末にその月の総出勤時間を確定させ、勤怠評価を行ったり、給与計算のもとになる資料を作成することですよね。この目的を達成するためには、毎月末に加えて、もし管理上の理由で毎週末に勤怠評価をするのであれば、毎週末にも出勤記録のまとめの作業をすることが必要になります。このような形で、それそれの作業とその目的、そして作業をやるタイミングを全て洗い出していきましょう。
やる必要のない無駄な作業を見つけ、スリム化していく
作業とその目的、タイミングについてリストアップできたら、その中から目的のない作業、つまりやる必要のない無駄な作業を見つけていきましょう。この時、作業が無駄なのかどうかの判断は、なるべく慣習的な思考になっていない客観的な立場から行うほうが適切な答えが得られるでしょう。なぜなら、いつも作業をしている当事者から見ると、「これは昔からやってることだし、必要なことだと思う」などあまり合理的でない判断になってしまう可能性があるからです。
なので、無駄な作業のチェックは、その仕事を普段こなしている社員ではなく、なるべく別の部署の管理職などを交えてやっていったほうが適切に行えるでしょう。また、別の部署の社員のほうが「これは別部署でやるべき作業では？」など意外な発見をしてくれることもあります。
やる必要はあるがやり方が非効率な作業を、単純化する
作業をリストアップして無駄を削っていった上で、今度は「少し工夫すれば簡単なことを、をわざわざ手間をかけてやっていないか？」という視点で非効率を見つけていきましょう。例えば、PCでエクセルを使って管理すれば効率的に処理できるようなデータを、手作業で時間をかけてやっているようなことはないでしょうか？こうした非効率の発見作業では、PCのエクセルやワードなどに詳しい人を交えて行うと良いでしょう。
普段仕事をしているメンバーの中にいないのであれば、別部署にいるPCに詳しいような社員を交えて検討してみるという手もあります。エクセルで少し手の込んだマクロを組めるような人がいると、今まで時間をかけて手作業で処理していた作業がほんの数クリックで簡単に、かつ正確にできてしまったなんてこともあり得ます。
作業マニュアルを整備し、作業の標準化を進める
作業をリストアップしてスリム化し、効率化することまでできたら、あとは作業マニュアルを作って作業を標準化していきましょう。事務作業などによく見られることですが、特定の作業のやり方を知っているのが担当社員1人だけになってしまっている状況があり得ますよね。こうした場合、その担当社員が仕事を休んでしまったりすると、別の社員がかわりに作業をするということができなくなってしまう危険があります。
また、作業が明文化されていなければ、作業する人によってやり方が微妙に違っていて、それによって何か問題が発生したときに解決に時間がかかる可能性もあります。あるいは、新たにメンバーが入ってきたときに、仕事のやり方を学ぶ資料がないことでキャッチアップが遅れてしまったりもしますよね？こうした問題を避けるために、作業は文章の形でマニュアル化して誰でも読めるようにしておくことで、それを読めば誰でも仕事がこなせる形にしておきましょう。
つまらない仕事を効率化した上で、さらに楽しむための方法とは？
ルーチンワークを効率化できてある程度ストレスが軽減されても、やはり毎日同じような作業の繰り返しになりやすいので、慣れてきて徐々にモチベーションが下がってくることに注意しなければいけません。
慣れが出てくると何も考えず、無感情で仕事をこなすようになってしまい、やりがいや成長の実感が保ちづらくなる面もありますよね。
しかし、毎日同じようなルーチンワークだったとしても、自分から積極的にモチベーションを高める工夫をしていけば、楽しんで仕事をしていけるようになります。毎日の中で仕事をしている時間は長いものですから、せっかくなら楽しみつつ、やりがいをもって働けるとベストですよね。ここでは、効率化した仕事をさらに楽しむための方法を紹介します。
スピードや正確性の達成目標を設定し、ゲーム性をもたせる
ゲームをするような感覚で仕事をこなし、目標をクリアすると何かしらご褒美を用意するという方法です。例えば伝票整理であれば、他の社員の平均的な処理時間を超えることをまずは目標にして、その次は自己ベストの更新に挑戦していくという形です。自己ベストを更新できた日には何か美味しいものを食べるなど、自分へのご褒美を用意するとよいでしょう。また、他の社員とスピードを競い合い、たまに勝負をしてみて勝ったほうが何かをもらえる、というような取り決めをしてみても面白いですね。
こうしたことが社員同士のコミュニケーションの向上にもなり、人間関係を良好にしていくことにも繋がります。このように、日々のルーチンワークに何かしら楽しめるゲーム的な要素を取り入れていくことで、チャレンジ精神や達成感を持ちながら仕事をしていくことができます。
仕事が誰かのためになっていることを再確認し、目的意識を持つ
自分が目の前の仕事をすることで、誰かのためになっているという意識を育てていくということです。自分のためだけに仕事をしていると、長くモチベーションを保つことは難しいものです。それより、例えば「自分の評価のために仕事をする」よりも「自分がキチンと仕事をすることで、他部署の仲間を助けることができる」でといった形です。誰かのために働いているという感覚があれば、それは自己貢献感（自分が他者の役に立てているという確信）になり、やりがいの向上に繋がるのです。
また、職場ではなるべくお互いに「ありがとう」と言い合う文化を作っていければよいでしょう。感謝をされることによって人は「頑張ってよかった」と感じますし、それはやりがいの向上に加え、人間関係の円滑化にも繋がるからです。
まとめ
ルーチンワークの辛さを解消するためのポイントを解説してきました。ルーチンワークが辛い最大の原因は、効率化できていないことにあります。慣習化された作業を、よく意味が分からないまま延々とこなしていくことはストレスの原因になるのです。ルーチンワークを劇的に効率化するためにまずは現在行っている作業項目全てについて、作業目的を再確認しましょう。そして、やる必要のない無駄な作業を見つけてスリム化していくと同時に、やる必要はあるがやり方が非効率な作業を単純化していって下さい。
作業が効率化できたら、作業マニュアルを整備し、作業の標準化を進めるようにしましょう。つまらない仕事を効率化した上でさらに楽しむためには、毎日のルーチンワークにスピードや正確性の達成目標を設定し、ゲーム性をもたせると良いでしょう。また、仕事が誰かのためになっていることを再確認し、目的意識を持って働くことも、やりがいの向上に繋がります。
