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面接の日程調整の電話マナーや電話をかけるときの4つのステップ

転職活動中に企業から電話がかかってくるとすごく焦ってしまう、面接の日程調整の電話をかけるのがとても緊張する。電話のやり取りを苦手に感じている人は多いですよね。選考を受けている企業との電話であれば、なおさらです。

でも、緊張しているのはあなただけではないので安心してください。誰でも電話で話すことはハードルが高いと感じるものです。

どうやったらスムーズに電話での受け答えができるのか、電話のマナーや電話をかける時のステップについてご紹介します。電話に苦手意識を持っている方は、ぜひ実践してみてください。

転職活動期間中は、いつでも企業から電話がくる可能性がある

最近は、プライベートで電話をかける機会がとても少なくなってきています。普段友人と連絡を取る時は、メールやメッセージアプリを使用する人がほとんどです。仕事の場面でも、メールの使用頻度がどんどん高まっています。

普段電話を使っていないので、電話がかかってくると、変に驚いてしまったり、焦ってしまったりしやすくなりがちです。電話の着信音が恐いという人もいるかもしれません。

ただ、転職活動期間中は、企業から電話がかかってくる可能性が非常に高いです。電話は鳴って当たり前という心づもりをしておきましょう。

企業からの電話連絡は、面接の合格連絡など、嬉しい内容が多いので、心配する必要はありません。

企業から電話がかかってきたときに、落ち着いて対応したいこと

選考を受けている企業から電話がかかってきたら、落ち着いて対応することがとても大切です。

電話の応対によって、あなたの印象が決まってしまうこともあります。せっかく面接に進むことができたのに、最初から自分に対して残念な印象を持ってほしくありませんよね。

社会人として、問題なく電話の受け答えができる信頼感を、採用担当者に与えるチャンスです。

そのためには、どのような部分に注意して対応すればいいのか、ご説明していきます。

電波の悪い場所や騒音がひどい場合は、電話を切って折り返そう

企業からの電話はいつかかってくるか予測ができません。そのため、電話を受けた時にたまたま外出しているということも起こり得ます。

外出先では電波が悪かったり騒音がひどい場合があったりするため、気を付けましょう。そのまま話し続けてしまうと、途中でやり取りが途切れてしまう可能性があります。

電波が悪いな、騒音がひどくて話しにくいなと感じたら、その旨を採用担当者に伝え、一旦電話を切りましょう。そして電波が入りやすい静かな場所へ移動し、電話をかけなおしてください。

焦らず状況を伝えれば、電話をかけてきた担当者もすぐに理解をしてくれるはずです。

よく気が回る人だなと、好印象を与えることができるかもしれませんよ。

スケジュール帳とペンを取り出して話を聞くようにしよう

企業から電話がかかってくる場合の多くは、面接の日程調整の連絡です。電話をうけたら、スケジュール帳とペンを取り出すようにしましょう。

もしすぐに取り出せない場合は、担当者に一声かけて電話を保留し、慌てず準備をしてください。

スケジュール帳とペンを用意したら、メモを取りながら話を聞くようにすることが大切です。

スケジュールはスマホにすべて保存しているという方がいますが、それでは電話しながらスケジュールを確認することが難しくなってしまいます。

転職活動期間中は、電話をしながらでも、すぐにスケジュールを確認できるようにしておきましょう。

ゆっくりはっきりした口調で話すようにしよう

人は緊張をしてしまうと、ついつい焦って早口で話してしまいやすくなります。しかし、電話で早い口調で話してしまうと、相手が内容を聞き取ることが難しくなってしまうので、注意が必要です。

自分では少しやりすぎかなと思うくらい、ゆっくりとはっきりとした口調で話すようにしてください。ゆっくり話すと、呼吸も安定してくるため、気持ちが落ち着いてくる効果も期待できます。

また、電話をかけてきた担当者に、落ち着いたしっかりとした対応が取れる人という印象を与えることができますよ。話し始める時は、一つ深呼吸し、間をたっぷりとって話すようにしましょう。

企業からの不在着信に気づいたら、折り返し連絡するようにしよう

仕事をしながら転職活動をしている場合、企業からの電話がかかってきても、とることができないという場面が多いかもしれません。

もし、企業からの不在着信に気づいたら、できるだけ早く、自分から折り返して連絡をするようにしましょう。

もちろん企業は、またあとから電話をかけてくれるはずです。ただ、その電話も確実に取れるかは分かりません。せっかく選考の日程調整をするのであれば、早いほうが嬉しいですよね。

自分から電話をかけるのは少しハードルが高いと感じるかもしれませんが、すぐに折り返すことで他の候補者をリードできる可能性もあります。ぜひ自分から動くようにしてください。

企業に対してスムーズに電話をかけるための4つのステップ

選考を受けている企業に対して電話をかけるのは、すごく緊張するものです。

少しでもいい印象を与えたい、おかしな受け答えにならないよう気を付けたい、そんなふうに考えている方が、多いかもしれません。

どうすればスムーズに電話をかけることができるのか、4つのステップについて解説を行います。

手順に沿って対応すれば、電話をかけることはそれほど難しいことではありません。しっかりと電話の対応ができるようになりましょう。

電話をかける前に、話したいことをまとめておこう

電話をかける時に一番避けたいことは、頭が真っ白になってしまって何も話せなくなってしまうということです。

言葉に詰まったらどうしようという、不安に駆られている人が多いです。そのような事態を避けるために、必ず電話で何を話したいと考えているのか、言うべき内容をまとめておきましょう。

自分の名前、受けている職種名、担当者の名前、日程の変更依頼、具体的日にちなど、話すべきことを順番に書き出しておきます。

そして実際に話すやり取りを、具体的にイメージしておきましょう。このように準備しておけば、まとめた内容を読み上げるだけで話をすることができます。

安心して電話をかけることができるようになるはずです。

スケジュール帳とペンを用意し、いつでもメモできるようにしよう

電話で話をするときには、メモを取りながら話をすることがとても大切です。

緊張していると、どんな話をしているのかついていけずに、頭が混乱してしまうということがあります。

メモを取って話を聞くことで、今どんな話をしているのかということを、視覚的にも理解しながら電話をすることができます。

また、自分の予定がすぐに分かるようにスケジュール帳を準備しておくことも必要です。スケジュール帳の余白にメモをとることができるので、メモ帳の代わりにもなります。

スケジュール帳とペンがあれば、スムーズに電話でのやり取りができるようになるので、忘れないように用意しましょう。

自分の名前と用件を伝えて、担当者の人を呼びだそう

企業へ電話をかけるときには、担当者の直通ではなく、代表の電話番号にかけるということが多いはずです。

電話を取る人は、あなたのことを全く知らない、担当者ではない可能性があるので、注意してください。自分の話したい内容をいきなり話し始めてしまうと、相手は混乱してしまいます。

電話をかけたら必ず自分の名前と、どういった用件で電話をしたのかを伝えて、担当者の方を呼び出すようにしましょう。

もし担当者が不在の場合は、伝言をお願いするように伝えておけば大丈夫です。自分のことを全く知らない人が電話に出る可能性があるという視点を忘れずに、電話をかけるようにしましょう。

まとめておいた内容に沿って、話をすすめよう

無事に担当者につないでもらうことができれば、まとめておいた内容に沿って話を進めていくようにしてください。

緊張してうまく声が出ないと感じたら、とにかくメモに書いてあることを、声に出すということに注力するようにしましょう。話をしていく中で、徐々に落ち着いくことができるようになるはずです。

担当者から質問されたり、話の途中でコメントが入ったりすると、焦ってしまいやすいですが心配することはありません。

担当者も、候補者が緊張しながら電話をかけてくれたことを分かってくれています。話しがあちこちに飛んでしまうことがないように、順番に話をするようにしてくださいね。

まとめ

転職活動をしていると、面接の日程調整など、電話でのやり取りを行う必要がある場面が出てきます。

企業からいつ電話がかかってくるか分からないので、こまめに携帯電話を確認するようにしてください。電話でのやり取りに苦手意識を持っている人が多いかもしれませんが、焦らず落ち着いて対応することが大切です。

自分から電話をかける時は、話したい内容を事前にまとめて書き出しておきましょう。そのメモに沿って話をすれば、スムーズに電話でやり取りすることができます。

電話はメールと比較して、時間のロスが少なく早く調整をおこなうことができます。他の候補者に後れを取らないように、電話を活用して転職活動を進めていきましょう。

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