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退職時に必要な手続きは?大まかな流れやケースごとの注意事項

勤めている会社の退職を検討する際に、多くの方が「退職にはどんな手続きが必要なのか?」「会社にどう伝えるべきなのか?」と悩むでしょう。会社へ「辞めたい!」と伝えて退職できればいいのですが、残念ながらそうはいかないのが正直なところです。

もし何も対策をせずに退職を申し出れば、おそらく実際に退職できるまでにグダグダと時間を使ってしまう上に、退職後にも多くのことで悩まされてしまうでしょう。どうせなら会社にも迷惑をかけず、スムーズに退職をしたいと思いませんか?

そこでこの記事では、会社を退職する際の大まかな流れや、退職時の各種手続きについて紹介していきます。

退職までに必要な手続きや大まかな流れとは?

「立つ鳥跡を濁さず」とはよく言いますが、退職というのは少なからず会社にも迷惑をかけるもの。もちろんそれに大して遠慮して働き続けるのはいけませんが、退職する際には会社への迷惑を最小限にしつつ、双方のためにもスムーズに進めていきたいものです。

会社を退職する大まかな流れとして、

  • 退職の意思を直属の上司に伝える
  • 周りと協力して仕事の引き継ぎを進める
  • 社外の取引先に退職の挨拶回りをする
  • 社員への挨拶や退職に関する書類の受け取り
  • 退職

という流れが一般的でしょう。ここでは、これらの大まかな流れのフェーズごとに気をつけるべきことを具体的に紹介していきます。

1、退職の意思を直属の上司へ伝える

まずやるべきことは、退職の意思を伝えることでしょう。退職の意思を伝える際は、基本的に“直属の上司”へ伝えるのが礼儀ですので、上司に時間をもらって「退職をしたい」と意思を伝えるようにしましょう。

なぜ最初に直属の上司へ伝えなければいけないのかというと、さらに上の立場の人に直接伝えてしまうと「あの上司は部下から信頼されていないのか」と、あなたの上司が周りからの評価を落としてしまうから。あなたにとって上司がどんな人かは別として、礼儀としてこのことは知っておきましょう。

退職の流れとして、この“意思を伝える”というフェーズが最初にして最大の難関とも言えます。この段階で直属の上司や他の人たちから“退職の引き留め”を受けたり、退職日についての“交渉”が行われたりするはずです。

ここで相手の圧に負け、退職日を先延ばしにされたり退職の話自体が見送りになったりするケースも少なからずあります。もちろん、あなたの融通が利く範囲では相手との話し合いになりますが、「これだけは譲れない!」という部分については強い気持ちを持ってその場に臨みましょう。

2、周りと協力して仕事の引き継ぎを進める

最大の難関を越えた後は、実際に退職をする準備を整えていくフェーズになります。もちろん会社によっても異なりますが、退職の1ヶ月ほど前から“業務の引き継ぎ”が始まるはずです。

あなたが退職するということは、その分の仕事を会社の誰かに任せなければいけませんので、上司や周りの指示に従いながら後任担当者へ業務の引き継ぎを進めていきましょう。

この引き継ぎについてですが、会社側はもちろん、あなたにとっても「スムーズに進めるに越したことはない」ということは覚えておきましょう。というのも、引き継ぎが遅れると退職日の延期を交渉されたり、退職前に有給休暇を消化できなかったりするケースが多くあります。

ですので、業務の引き継ぎはできるだけスムーズに進められるようにしましょう。クライアント情報のまとめや予定されている案件の事前把握、保存書類の整理など、前もって進めておくと引き継ぎがスムーズに進みやすいので参考にしてみてください。

また、このタイミングで業務に関係する社員に退職の報告をすることが多いようです。ただ、上司からの指示がない限り下手な発言はせず、指示があったら周りへ報告をするようにしましょう。

3、社外の取引先へ退職の挨拶回りを行う

勤めている会社やあなたの職種、有給休暇の消化状況などにもよりますが、1.2週間ほど前にはクライアントや関係企業への“挨拶回り”をすることになるはずです。話せる最後の機会のなる相手も多いため、しっかりとこれまでの感謝を込めて挨拶をしましょう。

あなたにとって今後関わらない相手かもしれませんが、会社にとっては取引先であり、担当者の変更で迷惑をかけている相手でもあります。最後だからといって粗相のないように、退職の挨拶時も“会社の一員”として振る舞うことが大切です。

また、基本的に挨拶回りのタイミングは上司の指示である場合がほとんどですが、大きなクライアントほど早めに挨拶しておくといいでしょう。大きなクライアントは社内の引き継ぎにも時間がかかりますし、早めに事情を伝えておくとスムーズに担当者も変われるはずです。

4、社員への挨拶や退職に関する書類の受け取り

さて、退職の意思を伝えて退職日が決定し、引き継ぎや挨拶回りを終えたら、いよいよ“退職当日”です。当日は社員への挨拶回りはもちろん、退職時に必要となる書類の提出や手続き、会社へ返却するべきものの返却などのやり取りが行われます。

まず挨拶回りですが、社内のスタッフに退職を知らせるメールを一斉送信した上で、お世話になった人に直接挨拶をする流れがベストです。また、必須アイテムではないものの、菓子折りなどがあれば挨拶をする“きっかけ”になるかもしれません。

挨拶を終えた後、退勤する先には保険証や備品類の返却を忘れないようにしましょう。この際におそらく、離職票や源泉徴収票、場合によっては雇用保険被保険者証や年金手帳など、各種書類を会社から受け取れるはずです。返すものは返して受け取るものは受け取って、それらのやり取りが終われば晴れて“退職”となります。

退職後に転職活動する方は税金や年金の手続きも

晴れて退職をした後、あなたはどのように過ごす予定でしょうか? もしすでに転職先が決まっていれば必要ありませんが、退職後にブランクが発生する方は“手続き”がいくつか必要になることを覚えておきましょう。

  • ハローワークにて失業保険の申請
  • 該当箇所にて健康保険の切り替え
  • 市町村役所にて国民年金への加入手続き

などが、退職後に必要な手続きとなります。これらの必要な手続きに対して「なんとかなるか」と楽観視していれば、いずれあなた自身が“損”をすることになりかねません。

これらの手続きはその人が持つ条件によって、手続き先や手続きが必要かどうかが決定します。ですので、退職を検討している方は「自分はどんな手続きが必要なのか?」ということを事前に知り、適切な対処をするための“準備”をしておきましょう。

すでに内定をもらっている場合は強い意志を持って

例外として、退職前に転職先が決まっている方はこれらの手続きが必要ありません。基本的に転職先の会社が必要な分の手続きを代行してくれるため、安心して次の仕事に集中できるはずです。

しかしその一方で、転職先が決まっているということは「転職時期はできるだけ早いほうがいい」ということ。法律上、2週間前までに退職の意思を伝えれば退職できるとなっていますが、会社によっては「1~2ヶ月以上前に伝えないと退職できない」などのルールを定めている会社もあります。ですので、できるだけ早く退職の意思を伝え、速やかに退職日を決定しましょう。

また、退職日の交渉についても、できるだけ妥協せずに「○月に退職します!」と伝えるのがベストです。もしここで「○月に退職したいのですが……」と控えめ相談すると、退職日の延期を交渉されかねません。それでは転職先の会社にも迷惑をかけてしまうため、退職の意思を伝える際には強い意志を持って臨むようにしましょう。

まとめ

会社に「辞めたい!」と伝えて辞められれば楽なのですが、社会人として働く以上は正式な手順や手続きを踏んで退職しなければいけません。退職を決意した際にはフェーズごとにしっかり予定を立てて、計画的に進められるようにしましょう。

また、退職前の流れもたくさんの労力を使いますが、退職後にブランクがある方は“必要な手続き”があることを覚えておきましょう。保険の切り替えや手当の申請、年金の手続きなど、これらをいい加減に放置しておくと、後々あなた自身が痛い目を見てしまいます。

とはいえ、会社を退職する際にもっとも労力を使うのは、“退職の意思を伝えるとき”かもしれません。いままでお世話になった上司に伝えるハードルや、退職までの日程交渉、退職自体の引き留めなど、多くのハードルを越えていく必要があります。

ただ、このハードルに怯えて退職を避けてはいけません。「退職したい」と考えているということは、いまの会社に何かしらの“不満”があるということ。あなた自身の将来のためにも、そのハードルを越えて、あなたが望む環境で働けるようにしましょう。

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