資料作成のコツはこれ！6つの手順で進めていけばうまくいく
資料作成が全然うまく進まない、せっかく作った資料のやり直しを何度も命じられる、資料作成に疲弊しているビジネスマンは多いですよね。上司にすぐに認めてもらえる資料を作成するのは難しいと感じている方もいるかもしれませんね。
自分が時間を使って考えた資料を否定されるとすごく悲しいですよね。でも、それはあなたに能力がないからではなく、正しい資料作成の手順を押さえていないのが原因かもしれませんよ。
資料作成は自分の思うとおりに勝手に進めていけばいいというものではありません。どういった手順で進めていくのか、その進め方が大切なんですよ。資料作成の手順さえマスターすれば、あなたの資料作りはもっと楽になるはずです。
もくじ
この6つの手順で進めていけば、資料作成がスムーズに進みます
資料作成を進める時に、あなたはどんなことから資料作成を始めていますか。とりあえず PowerPoint を開いて書くことを考え始めた。そんなことをしている人はいませんよね。
資料作成はあなたの頭の中で考えて進めていくものではないんですよ。上司に確認を取ったり、スケジュールを立てたり、資料作成を進めていくための手順というのがあるんです。この手順に従って資料作成をしていくと、とても簡単に資料作成ができますよ。ステップごとに詳しくご紹介していきますね。
資料のゴールイメージを上司とすり合わせよう
まず、資料のゴールイメージをすり合わせることが、最初にあなたがやるべき資料作成のステップです。この確認をしないままに、資料作成を進めてしまうと、あとから資料作成のやり直しがたくさん入ってくることになりかねません。
せっかくあなたが使った時間が無駄になってしまうのはもったいないですよねどういった情報を盛り込んだがいいのか、具体性はどこまで持たせるべきなのか、何ページくらいの資料イメージなのかなど、あなたから上司に確認をしていきましょう。
最初にイメージをすり合わせておくとやり直しが少なくて楽になりますよ。
資料作成の期限から逆算してスケジュールを立てよう
資料を作るとき、いつまでに作成しなければならないかという期限がありますよね。期限まであと3週間もあるから余裕だなと思って油断していると、いつのまにか資料の提出期限が迫ってきて慌てて取り掛かるということになってしまいます。焦って仕事を行うとミスが多くなり、残業は増えて、クオリティは下がるという悪循環に陥いりますよ。
資料作成を行うときは期限から逆算して、いつまでに何を進めていけばいいのかスケジュールを立てておくようにしましょう。締め切り間際に慌てることがなくなり、資料作成の手順も整理されるのでおすすめです。
どのような構成にするのか、資料全体の枠組みをまずは考えよう
あなたは資料を作成するときに、最初の部分に時間をかけすぎて進まなくなってしまってはいませんか。また、順番に資料を作っていったら、いつの間にか何が言いたいのか分からなくなってしまうということもよくあります。そんな事態を避けるために、資料の構成を最初に考えておくことがとても大切です。
資料の構成を考えると、資料全体の流れが問題ないかどうかを最初に確認することができます。思いつく順番に資料を作ってしまうと、分かりにくい資料になりがちです。そのため、資料の枠組みを最初につくり、そのあと細部をつめていくようにしましょう。資料作成をする時は、全体感を捉えるのがとても重要です。
全体の枠組みができた段階で、一度上司に確認を取ろう
資料の全体の枠組みができた段階で、一度上司に確認を取っておくことをお勧めします。一番初めにゴールイメージのすり合わせを行っていますが、全体の流れとしてこれで大丈夫かどうかの確認を取っておきましょう。
もしイメージとずれていた場合、この段階であればすぐに修正ができますよね。もし資料を作り込んだ後に、この流れはおかしいということになってしまうと、時間の無駄になってしまいます。細かく資料を確認してもらうというわけではないので、上司の時間もそれほどかかりません。
お忙しいところ申し訳ありませんがと一声かけて、ざっと上司に目を通してもらうようにしましょう。この確認が資料作成の手戻りをなくす重要なポイントになります。
資料に必要な細かなデータや情報を集めていこう
次は、資料に必要な細かなデータや情報を集めていきましょう。枠組みはできているので、どういう情報が必要なのか、どういうデータ分析をしなければならないのかということが、明確になっているはずです。まずは必要なデータや情報を手元に集めていくようにしましょう。
もしかしたらあなたの手元にはないデータが必要資料として出てくるかもしれません。時間に余裕をもって人に頼むことができるように、気を付けてくださいね。あとから不足情報がでてこないように、できるだけ早めに必要なデータを集めて分析などの対応をしていきましょう。
枠組みに沿って、資料の内容を詳しく書いていこう
必要な情報が揃ったところで、いよいよ資料の内容を詳しく書いていくという段階に入ります。すでに資料の全体の枠組みは上司から了解をもらっているので、後は集めたデータや情報に沿って内容を詳しく書いていけばいいだけですね。
どうやったら分かりやすくなるのか、どのような情報をどこまで盛り込めばいいのか、あなたの資料が一番伝わりやすい内容になるように考えていきましょう。もし悩んで止まってしまうことがあれば、遠慮なく上司に相談するようにしましょう。上司も資料の全体観が分かっているので、アドバイスしやすいはずですよ。
人と協力して資料作成を進める時は、役割分担を明確にしておこう
資料作成は、自分一人で行うだけではなくて、同僚と一緒に協力する場合もありますよね。そのときは、はじめに役割分担を明確にしておくようにしましょう。僕はやると聞いてない、あなたがやると思っていた、など、考えの食い違いが起こりやすくなります。
後から問題が出てきたり抜け漏れが出てきたりしやすいので注意が必要です。誰がどこの情報を集めてくるのか、どの部分のパートを担当するのか、実際に手を動かして資料にまとめていくのは誰なのか、など細かな部分まで役割分担を確認しておくのが大切ですよ。
特に、資料作成のリーダーとなった場合は、作業分担がうまくいっていないと自分一人の作業量が増えてしまうので十分に注意してくださいね。
まとめ
資料作成を上司から命じられると憂鬱な気分になってしまいますよね。資料作成というのはとても時間がかかる仕事のイメージを持っているかもしれません。でも6つの手順に従って進めていけば、案外うまくできるものなんですよ。
まずは資料のゴールイメージを上司とすり合わせましょう。そして、資料の期限から逆算してスケジュールを立てておくことが重要です。その後、どのような構成にするのか全体の枠組みを考えましょう。そして、枠組みができた段階で上司に確認を取って行くと、やり直しの回数が減りますよ。
確認が取れれば、細かなデータや資料を集めていくようにしましょう。必要なデータが揃ったら、後は枠組みに従って詳しく内容を作っていけば資料が完成しますよ。
ぜひこの手順を覚えて資料作成をスムーズに進めてくださいね。
