指示された仕事をこなしたり、決められた工程通りに物事を進めたり、これらは仕事において基本中の基本ともいえることです。しかし、仕事で「どうしても抜け漏れをしてしまう…」と悩む方は少なくありません。
1度ならまだしも、繰り返して抜け漏れをしてしまうと、周りからも「なぜ忘れるのか？」と叱られてしまいます。なぜ、仕事において“抜け漏れ”はなくならないのでしょうか？
そこでこの記事では、仕事の抜け漏れが発生する原因や、効率的に仕事を進めるための方法を紹介していきます。
もくじ
人の脳は忘れやすい！抜け漏れは誰でも起きる
仕事で抜け漏れをしてしまうと「なんで忘れてしまうんだ…」と自己嫌悪を感じてしまう方がいるかもしれません。しかし、抜け漏れをしてしまったとしても、自分の能力や適性を疑い、責める必要はないでしょう。
実は、仕事や細かい作業においての抜け漏れは、仕方のないことともいえるのです。なぜなら私たちの脳は、細かい仕事や業務の指示のような“タスク”を忘れるようにできているから。
というのも、私たちの脳には大きく分けて“2種類”の記憶領域があり、言語や大切な記憶を残しておく場所と、仕事の指示などの細かいタスクを記憶しておく場所があります。そして、後者の細かいタスクを記憶する領域は、容量が少ない上に、一定時間経つと記憶が消されていくのです。
その結果、頼まれていた仕事や上司からの指示を忘れてしまい、仕事の抜け漏れが起きてしまうことになります。にもかかわらず、ほとんどの人は「それくらいなら頭の中で覚えられる」と勘違いしているのです。
仕事の抜け漏れを絶対になくすための方法とは？
私たちが仕事の抜け漏れをしてしまうのは、脳の記憶領域によるものです。これは仕方のないことであり、すべての細かいタスクを漏れなく覚えておくことは不可能といえるでしょう。
では、仕事の抜け漏れをなくすためにはどうすればいいのでしょうか？ その答えは「自分の頭以外の場所で“記録”しておくこと」です。自分の記憶以外の部分に記憶を残しておくことで、絶対に忘れない“仕組み”を作りましょう。
そこでここからは、仕事の抜け漏れをなくすためにできる、“記録の方法”について紹介していきます。
やるべき仕事を記録する！できるだけ細かく記載
繰り返しになりますが、私たちの脳が細かいタスクや指示を忘れてしまうのは仕方のないことです。ですので、仕事の抜け漏れをなくすためには、脳以外の部分にて記憶しておける仕組みを作る必要があります。
その方法とは、やるべき仕事を“リスト化する”ということ。やるべき仕事のリストを作っておくことで、まず間違いなく仕事の抜け漏れはなくなります。
リストには、その日にやるべき仕事をとにかく書き出しておきましょう。「○時に△△さんと打ち合わせ」「○時までに△△の書類作成」など、大まかに仕事内容がわかるレベルであれば問題ありません。ただ、たとえ小さな仕事であろうとも記入することは絶対に忘れないでください。
また、このリストは常に持ち歩けるものがベストです。ビジネス手帳やノートタイプのメモ帳、スマートフォンのアプリなどを使用して、切り離すタイプのメモ帳や付せんなどは管理がしにくくなるので避けるようにしましょう。
仕事の優先順位をつける！締め切りは必ず守る
やるべき仕事リストを作成すれば、仕事自体の抜け漏れはほぼ確実になくなります。しかし、仕事を書き出しただけでは「決められた期日に間に合わなかった…」という、時間の抜け漏れは避けられません。
時間の抜け漏れを避けるためには、書き出した仕事に対して“優先順位”をつける必要があります。やるべき仕事すべてに対して、何からやるべきか、をハッキリとさせておきましょう。
優先順位をつけるコツは、まず「それぞれの締め切りはいつか？」についてを考えること。そして締め切り順に並び替え、早い順で取り掛かります。ただ、中には「締め切りがない」「同じ締め切り日に完了するべき仕事が複数ある」という状態もあるでしょう。その場合は、仕事の中での“重要度”で考えてみてください。
この「締め切り」と「重要度」の2つを軸に優先順位をつけ、その順番で仕事に取り掛かるようにしましょう。そうすれば、時間に関する抜け漏れも減っていくはずです。
細かい作業はすぐにやる！抜け漏れの大きな原因
やるべき仕事リストを作るとき、どれだけ細かな仕事でも書いておくべき、とお伝えしました。しかし、ひとつだけ“リストに書かなくてもいい仕事”があります。それは、“いますぐに済ませる仕事”です。
例えば、
- 別部署の人に物を持っていく
- 緊急で資料をチェックする
- 取引先に確認の電話をかける
などの仕事がいい例でしょう。正直なところ、これらのことは書いている時間がもったいない、のです。ですので、すぐに終わらせる仕事を頼まれた場合は、わざわざリストには記載せず、すぐに済ませてしまいましょう。
細かい仕事をすぐに済ませるメリットは、リストに書き込む時間を短縮することだけではありません。というのも、これらの細かい仕事こそ、抜け漏れがもっとも起きやすい仕事なのです。だからこそすぐに細かい仕事は済ませ、抜け漏れを避ける必要があります。
ただ、状況によっては、すぐに手を離せないケースもあるでしょう。その場合は、他の仕事と同様にリストに書き加え、落ち着いた後にタスクを処理していけば問題ありません。
仕事の流れを手順化！セルフマニュアルの作成
ここまで、仕事や締め切りの抜け漏れについての対策方法を紹介しました。あと残っている抜け漏れとしては、作業工程の抜け漏れでしょう。必要な工程を飛ばしてしまうことは、後工程を担当する人に迷惑をかけてしまう可能性があります。
作業工程の抜け漏れを避けるためには、セルフマニュアルの作成がオススメです。セルフマニュアルといっても本格的に作る必要はなく、あくまで“自分が作業工程の抜け漏れをしない用”です。〇〇の後は△△をする、□□に注意、などのメモ程度で問題ありません。
特に作業工程の多い大きめの仕事や、複雑な工程のある仕事については、各工程を分解し、それぞれの工程での注意事項などを記載しておきましょう。
もちろん、セルフマニュアル作りにはある程度の時間が必要になります。ただ、一度作成すれば抜け漏れを高い確率で防げますので、作業工程の抜け漏れをしそうな仕事に関して作成してみてはいかがでしょうか？
抜け漏れをした部分を確認！同じ失敗は繰り返さない
仕事の抜け漏れをしてしまうのは、私たちが人間である以上、仕方のないことともいえるでしょう。ただ、仕事で抜け漏れをしてしまった場合は、同じ失敗を繰り返さない努力が必要になります。
抜け漏れをしやすい仕事は、意外にも同じような仕事が多いはずです。細かい仕事や急に上司から頼まれた仕事、作業工程が複雑な仕事など、似たような仕事が多いのではないでしょうか？
一度抜け漏れをしてしまった場合、大切なのは同じ失敗を繰り返さないこと。なぜ失敗したのか、なぜ抜け落ちていたのか、と考え同じ失敗を繰り返さない工夫が大切です。
仕事の抜け漏れをして落ち込んでしまう気持ちはとてもわかりますが、失敗から学べることは想像以上に多いのも事実。失敗をしたときこそ「次はどうすればいいのか？」と考えてみましょう。
仕事の抜け漏れは才能や適正ではなく“やり方”の問題
ここまで、仕事の抜け漏れが起きる原因や、回避するための方法を紹介しました。もうすでにおわかりかもしれませんが、仕事の抜け漏れが起きる原因は、個人の才能や適正ではなく、仕事の“やり方”にあります。
仕事の抜け漏れに悩んでいる人は、仕事のやり方さえ改善できれば、抜け漏れをするクセも改善できるはずです。ですので、仕事の抜け漏れが多いからといって「自分は仕事ができない…」「記憶力が低いんだ…」と悩む必要はありません。
ほとんどの人は自分の脳を過信し、仕事内容や受けた指示を頭で覚えようとします。そして、この“やり方”こそが仕事の抜け漏れを起こす最大の原因なのです。ですので、まずは仕事や指示の“覚え方”を工夫して、仕事に取り組むようにしてみてください。
まとめ
仕事の抜け漏れは、あなた自身だけではなく、時に周りの人へも迷惑をかけてしまう可能性があることです。もしあなたに心当たりがあれば、なるべく早く改善の努力をする必要があります。
繰り返しになりますが、仕事の抜け漏れが起きている原因は仕事の“覚え方”です。個人の能力や適正の問題ではないため、自分を責めるようなことはせずに、仕事や指示に対する“覚え方”工夫していきましょう。
仕事や指示に対する覚え方のポイントとして、自分の頭以外で“記録”しておくこと、が挙げられます。脳が忘れてしまうことを前提として、何かしらの見える形にアウトプットしておくのです。やるべき仕事リストの作成さえすれば、ほとんどの抜け漏れはなくなるでしょう。
やるべき仕事をリスト化する際、最初は思うようにいかず、試行錯誤することになるかもしれません。しかしリスト化が“当たり前”になると、仕事の抜け漏れがなくなるのはもちろん、優先順位も明確になり、仕事全体の効率も上がっていくはずです。
