面接の辞退連絡を忘れてしまっていたけど、当日に連絡しても大丈夫かな、急に面接に行けなくなってしまい連絡をしないといけないけどどうしよう。
面接当日の辞退連絡について、悩んでいる方はいませんか。当日に辞退連絡をすることについて、とても気が重く感じている人が多いかもしれません。
しかし、連絡をしないままにしておくというのは、社会人としては絶対に避けなければいけません。
どうやって面接を当日に辞退すればいいのか、気をつけるべきポイントや具体的な方法についてご紹介します。
できるだけ失礼がないよう、きちんと面接辞退の連絡をするようにしましょう。
もくじ
できるだけ早く企業に辞退の連絡をいれるようにしよう
面接当日に辞退の連絡をする場合は、とにかくできるだけ早く連絡を入れることが大切です。企業の採用担当者は、あなたのために面接準備を進めてくれています。
また、面接官はあなたに会うための時間をとり、面接を待っています。企業の人たちは、当日にキャンセルになることを、全く考えていない状況です。
また、面接官が大勢参加する場合もあるため、直前の連絡では社内での伝達が難しくなってしまうことも考えられます。
面接時間が近づくほど、辞退をした時の影響が大きいため、早めに連絡をすることで、企業の手間を減らすようにしましょう。
当日に辞退することになったことへ対して真剣にお詫びを伝えよう
連絡するにあたっては、まず、当日急に辞退することになってしまったことに対して、真摯にお詫びの気持ちを伝えるようにしてください。
急な仕事が入った、家族に熱が出たなど、あなたのせいではなく、不可抗力の事情により、どうしても面接に参加できなくなったかもしれません。
しかし、あなたの事情とは関係なく、まずはお詫びを伝えることがとても大切です。
企業の採用担当者にとっては、当日の面接辞退はそれほど珍しい話ではありません。
ただ、どのように伝えるかによって、あなたへの印象は全く変わります。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんと、きちんと言葉に出して謝罪するようにしましょう。
どうして辞退することになったのか、話せる範囲で理由を伝えよう
きちんと謝罪の気持ちを伝えた後は、どうして辞退することになったのか、話ができる範囲で理由を伝えましょう。
昨日の夜に突然製品不具合が発生し、その対応をしなければならなくなった、子どもが熱を出して病院に行かなければならなくなったなど、仕事か家庭の事情を伝えることがおすすめです。
企業の採用担当者も、それであれば仕方がないなと考えてくれる可能性が高いからです。
もし、面接のことを忘れていた、志望度合いが低くなったので面接行くのをやめたい、という場合は、本当の理由を直接話すのは避けましょう。採用担当者も、気分を害してしまうだけです。
急用ができたなど、当り障りのない理由を伝えるようにしてください。
体調不良で当日に辞退する場合は、日程変更の相談をしてみよう
急に風邪をひいてしまった、インフルエンザにかかってしまったなど、体調不良で当日急に面接を辞退しなければならなくなった、という方がいるかもしれません。
その場合は、面接の日程変更ができないか相談してみましょう。せっかく面接を受けたいと思っていたのに、体調不良で面接を受けることができないというのは悔しいですよね。
採用担当者も、体調不良であれば仕方のない理由だと考えて、日程変更に応じてくれる可能性が高いです。
当日辞退になってしまいもうだめかもしれないと諦めてしまわずに、面接の再調整をしてもらえないか聞いてみましょう。
電話で連絡をして、確実に担当者に伝わるようにしよう
当日に選考を辞退する場合は、必ずメールではなく電話で連絡をしましょう。
面接辞退の連絡は、できるだけ早く伝わることがとても重要です。メールよりも電話のほうが、早く確実に担当者に辞退の旨を伝えることが可能です。
電話で話すのは気が重いと感じるかもしれませんが、心配はいりません。電話する前に話したい内容を書き出してメモしておけば、それを読み上げるだけで会話することができます。悩んでしまう前に、すぐにメモを作って電話をしましょう。
メールでは確認に時間のずれが生じてしまうので避けたほうがいい
メールの方が連絡をするときに、気を使わなくて楽だと感じる人が多いかもしれません。
しかし、メールには大きな欠点があります。それは、メールの送信と確認には、必ず時間のずれが生じてしまうことです。
あなたが当日の朝9時にメールを送付したとしても、担当者が朝から昼までずっと会議などが入っているかもしれません。そうすると、メールの確認は午後になってしまう可能性もあります。
面接の時間までメールに気づかないという事態を避けるためにも、メールではなく電話で連絡を入れることが必要です。
せっかく連絡するのであれば、すぐに確実に伝わる方が相手からも喜ばれます。メールでの辞退連絡は、避けるようにしてください。
もし担当者の人がいない場合は、伝言を頼むようにしよう
電話をかけた時に、たまたま担当者が席を外している場合があるかもしれません。
でも、わざわざ後でもう一度電話をかけるのは、手間がかかるので避けたいですよね。そのような時は、電話に出てくれた人に伝言を頼んでおけば大丈夫です。
自分の名前と担当者の名前、そして面接を辞退したい旨を簡潔に伝えてください。理由について長々と話す必要はありません。
担当者が席に戻ってきたら、すぐにあなたからの連絡内容を伝えてくれるはずです。折り返し連絡をするよりも早く、担当者に辞退することが伝わります。焦らずに伝言を残すようにしましょう。
◎転職エージェント利用の場合は、まずはエージェントに連絡しよう
あなたが転職エージェントを利用している場合は、企業に直接辞退の連絡をするのではなく、まずはエージェントの担当者に連絡をしましょう。
エージェントは、企業とあなたの間に入って、すべてのやり取りを対応してくれます。エージェントに当日辞退したいということを伝えれば、すぐに企業に連絡を入れてくれるはずです。
選考を受ける企業に連絡をするよりも、エージェントに連絡をするほうが、気持ちも楽に対応できるはずです。ぜひエージェントを活用しましょう。
面接当日に辞退することになった理由を正直に伝えよう
エージェントに面接辞退について連絡をする場合は、理由を正直に伝えるようにしましょう。
エージェントの担当者は、あなたと二人三脚で転職活動を進めていくパートナーです。
企業に対してのネガティブな話を聞いて選考意欲を失った、現職の仕事が繁忙になってしまい急に時間が取れなくなりそうなど、きちんと状況を伝えることが大切です。
担当者はそれに沿って、あなたの転職活動のサポートをどのように進めていけばいいか検討してくれます。
また、企業に辞退について伝える時は、角が立たないように上手に話してくれるため心配はいりません。転職活動のプロフェッショナルを頼って対応していきましょう。
エージェントの担当者からの信頼を失ってしまう可能性もある
当日に選考辞退をすることは、事情があればやむを得ないことです。あなたが気に病みすぎる必要はありません。
ただ、あまりに頻繁に当日辞退をしてしまうと、エージェントの担当者から信頼を失ってしまう可能性もあるので注意してください。
もしあなたの仕事上のパートナーが、急に都合が変更になってばかりだと、一緒にやっていくのが大変だと感じてしまいますよね。
担当者との信頼関係を保っていくことで、よりスムーズな転職活動が可能になります。本当に面接に行くことができないのか、辞退の連絡を入れる前に一度よく考える時間を取りましょう。
まとめ
どうしても当日に面接に行けない事情が出てしまうのは、仕方がありません。ただ、状況によっては、あなたに対する信頼が失われてしまう可能性もあります。
できるだけ当日に面接辞退をすることがないよう、注意して転職活動を進めていくようにしてください。
もしも、面接を当日に辞退しなければならなくなった場合は、できるだけ早く企業に電話で連絡を入れるようにしましょう。
メールでの連絡は、タイムラグが生じてしまうので避けてください。企業はあなたの面接に向けて、準備をしてくれています。
当日に辞退すると迷惑をかけてしまうことになるので、きちんとお詫びをすることが社会人としてのマナーです。
