事前にしっかりとした段取りを行っていない仕事はスムーズには進まず、関係者に迷惑をかけてしまう恐れがあります。段取りとはいわば仕事における前準備のことであり、適切な段取りを行っているか否かで仕事の能率が大きく異なってくるでしょう。
この記事では、段取りが悪い人が持つ特徴や段取り力の鍛え方等を見ていきたいと思います。仕事に取り組む前に必要な段取りを済ませておくことで仕事を円滑に進めることができ、上司や関係者からの評価を得ることもできるのではないでしょうか。
もくじ
段取りとは、仕事をスムーズに効率良く行うための前準備
段取りとは、仕事を効率良く行うための前準備のことです。段取りがしっかりと行われている仕事は水が上流から下流に流れるかの如くスムーズに進み、関係者の満足度や充実感が高まることでしょう。
当然そのような流れを作り出すことができた当時者への信頼は高まり、もしかしたら大きなプロジェクトを任されることもあるかもしれません。
よく仕事を行う際には前準備が大事と言われていますが、それを上手く行うことのできる人材は希少であると言えるでしょう。
対して、段取りがしっかりと行われていない仕事はスムーズに進まず、関係者を疲弊させてしまいます。そして、下手をするとその矛先が責任者に向けられてしまい、トラブルの火種になってしまう恐れもあるのではないでしょうか。
段取りが悪い人はどんな特徴を持っている？
では、段取りが悪い人にはどのような特徴があるのかを見ていきたいと思います。
段取りが悪いと仕事をスムーズに進めることができず、自分のみならず周囲にも迷惑をかけてしまう可能性があるため、なるべくであれば段取り上手と呼ばれたいものです。
そのためにも、まずは段取りが悪くなってしまう原因をしっかりと探っておきましょう。原因を明確にし対処することで、段取りの悪さを改善できるかもしれません。
段取りが悪い人は、以下のような特徴を持っているようです。
物事やタスクに対して優先順位をつけるのが苦手
段取りが悪い人は、抱えているタスクに対して優先順位をつけるのが苦手な傾向があります。
自分が担当している仕事に正しい優先順位をつけることができない場合、タスクを上から順に処理していくことになるため、結果的に効率が悪くなってしまうでしょう。
前述した通り、段取りとは仕事をスムーズに進めるために行う前準備です。そのため、段取りという言葉が意味するものは幅広く、仕事に対して正しい優先順位をつけることもその範疇になるのではないでしょうか。
それが上手くできずに抱えているタスクをパンクさせてしまった場合、自分の担当下で仕事が滞ってしまうことになるでしょう。
それによってチーム全体に迷惑をかけてしまうと共に、「あいつは仕事がデキない」というような評価を下されてしまうかもしれません。
視野が狭く、全体を見て仕事を進めることができない
視野が狭く、全体を見て仕事を進めることができないのも段取りが悪い人の特徴です。
仕事というのは自分が担当しているものだけで完結するわけではなく、同じチームや社内の人が抱えている仕事と自分の仕事が密接に絡み合って大きな仕事が形成されています。
そのため、自分が担当している仕事は全体においてどのような位置づけであるか、またその前工程や後工程はどのようなものであるか等をある程度把握しておく必要があるでしょう。
しかし、段取りが悪い人はそのような全体図を描くことなく仕事を進めてしまうため、各種対応や処理が行き当たりばったりになってしまっているようです。
全体図をイメージしながら仕事を行うことができれば、自分が行っている仕事には何が必要なのか等を本質的に掴むことができます。
しかし、それができない場合は適切な段取りが分からないまま仕事に着手することになり、結果的に効率が落ちてしまうでしょう。
段取り力を鍛えるための方法にはどんなものがある？
それでは、引き続き段取り力を鍛えるための方法を見ていきたいと思います。段取り力を鍛えるコツとしては「全体図をイメージして、事前にしっかりと考えること」に尽きるでしょう。
仕事を行う際には手を動かすことも大事ですが、考えることはそれ以上に重要です。考えなしに手だけを動かしていても思ったほどの成果を得られず、むしろ徒労感に苛まれてしまうことの方が多いのではないでしょうか。
そうならないよう、下記のような点を意識して段取り力を鍛えておくことをお薦めします。
その選択肢を選ぶことによる影響を予測しよう
段取り力を鍛えるためには、ある選択肢を選ぶことによる影響を予測することが大切です。仕事の進め方が何通りかある場合、それぞれのやり方による結果や影響をしっかりと予測して最適なものを選ぶ必要があるでしょう。
そのためには、自分が担当している仕事は全体から見てどのような位置づけにあるかをしっかりと理解しておくこと。そして、選んだ選択肢によってどのような影響や結果が出るかということをロジカルに予測することが大切です。
未来を予測するのは簡単なことではありませんが、同じような業務を担当している（いた）先輩や上司に質問することである程度の検討をつけることは可能でしょう。
また、自身の業務経験が積まれれば積まれるほどに予測力も高まることが期待できますので、チャンスがあれば様々な業務に携わってみてはいかがでしょうか。
仕事に取り掛かる前にじっくりと考える時間を設けよう
段取り力を鍛えるためには、実際に仕事に取り掛かる前にじっくりと考える時間を設けることが大切です。
仕事に取り組んで手を動かしている方が、いかにも「仕事をしている」という感覚を味わうことができ、充実感や満足感を得られるでしょう。
しかし、仕事というのは自分が充実感や満足感を得るために行うものではなく、会社から期待されている成果を上げるために行うものです。そのためにも、どのように仕事を行えばより良い結果を上げられるか等といった点をしっかりと考えた上で仕事に臨まなければなりません。
ビジネスを語る際には、よく「戦術」や「戦略」という言葉が使われます。これらは本来軍事用語なのですが、「戦術」というのは実際に戦地で戦う際に用いる手法のことであり、「戦略」とは戦地で戦う前に大局的に自軍が有利になるよう策を講じることです。
一般的に戦略は戦術より重要であると言われており、戦いは半ば始まる前に勝敗が決まっているとも言われています。戦略とはいわば段取りのことであり、この例からも、事前にしっかりと考えることの大切さを学べるのではないでしょうか。
定期的に一ヶ月後や半年後といった先を見据える時間を持とう
段取り力を鍛えるために、定期的に一ヶ月後や半年後といった先を見据える時間を持つことをお薦めします。
段取り力とは、すなわち未来を予測する力と言い換えることもできますので、定期的に先を見据え検証することによって未来予測力を高めることができるでしょう。
また、先々を考えることによって、今の自分には何が必要なのか等を明確にすることもできます。
その足りないものを埋め合わせることによって自分が望む未来に近づくことができるわけですが、それもまた一つの段取りと言えるのではないでしょうか。
段取りとは仕事でのみで行うものではなく、プライベートでも、自身の成長のためにも必要な能力です。先を見据えることができないと有益なプランを立てることもできませんし、自身の望む未来を引き寄せることも難しくなってしまうでしょう。
周囲とコミュニケーションを取って仕事の全体図を把握しよう
段取り力を鍛えるためには、周囲とコミュニケーションを取って仕事の全体図を把握しておくことが大切です。
自分が担当している仕事の段取りを行うためには、どうしても全体において自分の仕事の立ち位置を把握しておくことが求められるでしょう。
自分が抱えている仕事の全体においての意味を掴んでおけば、自ずとスムーズな進め方や足りないものが明確になります。後はそれに沿って適切な段取りを組めば仕事を円滑に進めることができるでしょう。
仕事の全体図を掴むためには、周囲とのコミュニケーションが大切です。前述した通り、自分が担当している業務と他の人が担当している業務が密接に絡み合って一つの大きな仕事が形成されているのが会社という組織の特徴です。
そのため、自分が担当している仕事の前工程や後工程を担当している人、及びそれら全体を統括している責任者とコミュニケーションを取ることで、仕事の全体図を把握することができるのではないでしょうか。
まとめ
段取り力を鍛えることで、自分が担当している仕事をスムーズに処理することができるでしょう。それは自分だけでなく周囲にも良い影響を及ぼし、評価の向上に繋がるかもしれません。
段取り力を鍛えるためには、上述したものの他、自分が担当している仕事においての段取りとは何か？という部分を考えることも大切です。段取りと一口に言っても様々な種類があり、仕事内容によって効果的な段取り手法は異なります。
関係者とのコミュニケーションが重要な場合もあれば、ある技術に造詣を深めておくことが優先されるケースもあるでしょう。また、キーマンに根回しを行うことが求められていたり、仕事の手順そのものが大事な例もあります。
自分が担当している業務をしっかりと把握及び分析し、適切な段取りを行うことが大切です。
