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社会人に必須の手帳を分析!生産性が上がる手帳の選び方と使い方

社会人として日常生活に必須と言っても過言ではないスケジュール管理。もう学生ではありませんから「あっ、スケジュール忘れてしまった!」では済まされません。スケジュール管理という責任を持つ必要があります。そのスケジュールを管理する代表格が手帳です。年の初めから使えるように、秋ごろから様々な手帳が文具店や書店に並んでいるのを見かけます。そこで、手帳にはどんな種類があるのか?それぞれどんなメリット、デメリットがあるのか?見ていきましょう。

デジタル手帳とアナログ手帳、どちらが自分に合うの?

既に皆さんご存知のように、手帳にはデジタルとアナログがあります。そして、どちらにもメリット、デメリットがあります。手帳はほぼ毎日使うモノですから、使いやすさは欠かせません。そして使いやすさは人によって大きく異なります。実際に使ってみないと自分に合っているかどうかわかりません。まず試しに使ってみるといいですね。非常に種類が多い手帳ですから十分比較検討し、自分に合った自分らしい手帳を見つけることをおすすめします。好みのものでないと、結局使わない、役に立たないものになってしまいますから。

外国では圧倒的多数が使用するデジタル手帳のメリットとデメリット

日本以外の国では圧倒的多数の人がデジタル手帳を使っています。Googleカレンダー、Yahoo!カレンダーをはじめ、数え切れないほどの手帳アプリがあります。デジタル手帳のメリットと言えば、まずエコで合理的なことです。そして、スケジュール管理ツールとして最強です。リマインダー機能はまるで個人秘書のように私たちをサポートしてくれるので、忘れることがありません。更に、クラウド上に手帳のデータがあれば、インターネット環境があるところならどこでも手帳にアクセスできます。

仕事仲間や家族、大切な人とのスケジュール共有も簡単にできます。ルールさえ明確に決めていれば、仕事仲間との打ち合わせ等スケジュール調整にも手間がかかりません。例えば、自分の予定は全て入力しておくこと、そして空いているところには、スケジュールを共有している他の人が予定を入れて構わない、と決めておきます。すると、いちいち相手の予定をメールや電話のやり取りで確認することなく「この日時が空いているから、ここに打合せの予定を入れよう」とスケジュールを見ただけで決めることができます。

プライベートの予定も、日時だけは公開スケジュールにして詳細は自分だけ参照できる形にすれば安心です。打合せ予定の場所はどこかな?など調べものをしたいと思ったときにも、簡単に検索できます。デメリットは、カスタマイズが難しいことです。既に出来上がっているツールですから、システムエンジニアでもない限り、何か変更を加えることができません。それから、漢字を忘れてしまいます。入力と変換機能で考えることなく漢字が出てきますから、使わないとどんどん忘れていくのです。

種類が豊富なアナログ手帳のメリットとデメリット

手帳販売シーズンになると、実に多種多様の手帳が並びます。実は、こんなに手帳の種類が多い国は日本の他にないそうです。日本人の手帳へのこだわりは外国人からすると尋常ではありません。つまりそれ位、私たち日本人にとって手帳は大切なモノなのです。そんなアナログ手帳のメリットは手書きできることです。現代は色々なモノがデジタル化されています。手紙を書くのではなく、メールやメッセージを配信します。なかには、1週間以上ペンを持っていないという人もいる程です。

ですから、アナログ手帳を使って、毎日手書きできることは私たちにとって非常に大きなメリットです。指先と脳は直結しています。指先の刺激、つまりペンを持って実際に書く作業は脳細胞を刺激します。意識的に書く回数を増やすことにより、脳が効率よく活性化されます。日常的に書いていれば、漢字も忘れません。更に、カスタマイズしやすいです。カラーペンやマーカーを使ったり、シールや付箋を貼ったり、デジタル手帳に比べると断然手軽に工夫できます。デメリットは、手帳がそれひとつしかないことです。

もし、自宅に置いてきてしまったら、取りに帰らない限り、手元に手帳はありません。それは社会人にとって致命的なこととなるかもしれません。自宅や職場に手帳を忘れてしまったのであれば取りに行けば済みますが、万が一、外出先で忘れたり、落としたりしたら、手帳がなくなってしまう可能性もあります。そうなると、アナログ手帳の中身をバックアップしているような慎重な人はまずいないでしょうから、手帳の内容全てを失うことになるのです。アナログ手帳には、システム手帳と綴じ手帳がありますので、それぞれの特徴もおさえておきましょう。

カスタマイズし放題、最も自分らしさが出るシステム手帳

システム手帳はバインダーの仕組みを持ち、リフィルという取り外しできる用紙、パーツから成り立っています。リフィルには、週間スケジュール、月間スケジュール、年間スケジュールはもちろん、ノートも横罫、方眼、無地、TO DOリストと挙げればきりがないほど種類があります。更に、ペンホルダー、カードホルダー、下敷き、付箋と必要なモノを必要なだけ組み込めるので、内側は自由自在です。中身の移動も自由で、いらなくなった紙は簡単に削除できます。実に柔軟性に長けています。システム手帳がセカンドバッグ代わりになっている人もいるほどです。

お気に入りのバインダーとリフィルが見つかれば、長期間愛用することができます。デメリットは、それなりの大きさがあることです。また、書く時に真ん中にあるリングが邪魔になることがあります。右利きの人も左利きの人も必ずどちらかのページに書く時には手がリングに当たり書きにくいです。その場合は、リフィルを取り出して書くという手間がかかります。更に、リフィルは質量からするとかなり割高ですし、バインダー本体も決して安くはありません。長年使えば平均コストは下がりますが、本革など素材にこだわると一時的にかなりの出費となります。

次はどれにしようか、毎年選ぶ楽しみがある綴じ手帳

綴じ手帳は一番商品の種類が豊富な手帳で1年使い切りとなります。サイズは文庫本サイズの小さなものからA4サイズの大きなものまでバラエティに富んでいます。使い手の様々なニーズを考慮して作られた綴じ手帳は、日本人の気質に最も合っている手帳とも言えます。非常に持ち運びしやすく、価格は財布に優しいです。100円ショップでも手に入ります。とりあえず使ってみようかな、と思った時に最も気楽に試すことができる手帳です。使う手帳が決まったら、とりあえず1年間は差し替えの手間が掛かりません。これ一冊で済むように、中身がよく考えられて作られています。

シンプルが好きな人には最適の手帳です。毎年選ぶ楽しみもあります。ただ、毎年新しい手帳が必要になることを、逆に探す手間が掛かると捉える人もいるかもしれません。この点がデメリットのひとつです。また、手帳に書いてある内容を次の手帳に持ち越したいと思ったら、書き換えが必要です。書き換えが終わっていないと、手帳の切り替え時には二冊持つ羽目になることもあります。手帳の中身を追加することはできないので、書くスペースが足りなくなったら、手帳以外の別のノート等に書き、そちらも携帯することになってしまいます。

手帳の選択基準は自分が手帳に何を求めるかによる

社会人に欠かせないスケジュール管理のツールである手帳についてみてきました。デジタル手帳とシステム手帳、綴じ手帳、どれもメリット、デメリットがあります。手帳は毎日使うものです。自分らしさが現れるものです。少々時間がかかっても、自分の好みに合った気に入った手帳を見つけることをおすすめします。使い勝手が悪くて、手帳を使わなくなってしまったら本末転倒です。単純に予定を管理するだけなのか、自分のタスク管理や目標設定、体調管理などのバロメーターなのか、自分が手帳に求めることをまず明確にしましょう。そうすると、使う手帳を決めることができます。どんな手帳を選ぶか選択基準は自分が手帳をどんな目的で使い、何を求めるのかによって決まります。

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