「何故か相手に話が伝わりにくい」という悩みを抱えている人も多いのではないかと思います。このような場合、一般的には話下手というレッテルを貼られてしまい、仕事上様々な弊害を生じさせてしまいますし、適切な人間関係を築くのも難しくなってしまうでしょう。
この記事では、話が伝わりにくくなってしまう原因やその対処法を見ていきたいと思います。改善のためには、「情報を正しく伝えるのは大変難しいことである」という前提に立って考える必要があるのではないでしょうか。
もくじ
話が伝わりにくくなってしまう原因は？
相手に話が伝わりにくくなってしまう原因には、一体どのようなものが考えられるのでしょうか？自分が話していることが相手に伝わらないと、仕事上様々な弊害が生じる恐れがあり、トラブルの元になってしまいます。
その原因としては、一つは話の順番、そしてもう一つは話し方そのものが挙げられるようです。話を聞く際に限らず、人間の集中力には限界というものがありますので、いつまでたっても自分の聞きたいことが聞けないようでは、次第に聞き手の集中力も途切れてしまうでしょう。
その辺りを以下もう少し詳しく見ていきたいと思います。
結論が後回しになってしまっている
結論が後回しになってしまっている話は聞いていてやきもきすることが多く、次第に聞き手の集中力が低下してしまいます。そのため、結論部分を話す頃には聞き手の集中力は途切れ、結果として言いたいことが上手く伝わらなくなってしまうでしょう。
話をする際には、話す内容は勿論のこと、話す順番も大事です。それによって相手に与えるインパクトも異なりますし、結論が後回しになるのは話が相手目線で組み立てられているとは言い難く、独りよがりになってしまっている可能性があります。
相手のことを考えず長々と繰り返される話ほど聞いていて苦痛なものはありませんので、聞き手が話に集中できないのも自然なことと言えるのではないでしょうか。
話の展開に筋道が立っていない
話の展開に筋道が立っておらず、変に飛躍してしまう場合も言いたいことが伝わりにくくなってしまいます。話というのは、「AなのでB」という展開を繰り返していくものなので、基本的には理路整然であり論理的であることが求められます。
しかし、「AなのでB。ところでCは・・・」という風にいきなり話が飛躍してしまうと、聞き手は話の展開についていけなくなってしまいます。多少であれば問題はないかもしれませんが、話の中でそれが何度も繰り返されているようでは、意図が正しく伝わらないのも無理はないでしょう。
理路整然としてリズムの良い話は聞いていて気持ちの良いものです。反対に、筋道が立っておらず飛躍しがちな話は聞いていて疲れてしまうでしょう。疲労感を誘うような話を集中して傾聴し、さらにその内容までを正しく把握しろというのは、実に難しい話になってしまうのではないでしょうか。
説明が下手な人が意識すべきことって？
それでは、引き続き説明が下手な人が意識すべきことを考えてみたいと思います。説明が下手な人の話はとにかく順番が滅茶苦茶で、論理展開も筋が通ってないことが多いものです。
基本的にはその辺りを意識することになりますが、同時に図解やイラスト、身振り手振りも交えて説明することも視野に入れましょう。メラビアンの法則によると、人は話の内容より視覚から得られる情報を重視するそうです。
そのため、伝えたい内容を補完するようなビジュアルを組み込むことによって、話をより分かりやすくすることができるでしょう。その辺りを以下詳しく見ていきたいと思います。
話をする時は、まず結論から入る
話をする時は、まず結論から入ることが大切です。話の冒頭に相手が一番聞きたいことを組み入れることで、相手はその後の論理展開を安心して聞き入れることができるでしょう。
逆に、相手が知りたいことを冒頭に話さず結論を先延ばしにしている場合、聞き手はやきもきしてしまい、話が耳に入ってこない可能性があります。口には出さないものの「そんなことはいいから結論はどうなったんだよ」と思ってるかもしれませんし、場合によっては話を途中で遮られてしまうこともあるでしょう。
ビジネスは時間が勝負という面もありますので、会話をする際にも要点を早く、分かりやすく伝えることが大切です。結果を最初に話すようにしておけば、聞き手はその後の話を聞くかどうかを自分で決めることができ、忙しい場合は理由等を後から聞くこともできるでしょう。
結論から先に話すことは、相手の時間を尊重することにも繋がります。
ちゃんと筋道を立てて論理的に話す
話をする時はしっかりと筋道を立て、論理的に話すことが大切です。話の展開があまりに飛躍しすぎてしまったり脈絡がない場合、相手は話についていくことで精一杯になってしまい、内容が耳に入ってこなくなってしまうでしょう。
そもそも、論理的でない話は真偽が不確かなため、傾聴に値しないという考え方もあります。客観的なデータを用いない検証はただの主観になりがちですし、「何故そのような結論になるか」という部分が曖昧な場合も説得力に欠けてしまうのではないでしょうか。
しっかりと筋道が立っている話は分かりやすいのとともに、相手を納得させる力があります。ビジネスシーンで行われる会話は何かしらの意図を含んでいることが多いため、相手に自分の意図通りの理解及び行動を促すことができないとあまり意味をなしません。
そのためにも、しっかりと話の筋道を立て、論理的に展開させることが大切です。
図解やイラストを交えて分かりやすく
口頭で意味が伝わりにくい場合は、図解やイラストを交えて視覚に訴えましょう。特に複雑な事柄は文字情報や音声情報だけでは理解が難しいケースもありますので、相手の理解を促すために一手間加えることは、時に自分の評価に繋がります。
誰かに何かを伝える際には、基本的に「正しく伝わらない」ことを前提に考えるのが大事です。正しく伝わらないからこそ、なんとか工夫して正しく伝えようと努力することができますし、そのための方法を色々と考えられるものでしょう。
物事を正確に伝えるのは大変難しいことであり、だからこそ世の中では誤解によるトラブルが多発しています。「言った」「言わない」という議論は水掛け論になってしまいますし、真偽が不明な以上、互いに遺恨を残したまま放置されるのが常でしょう。
それを防ぐためにも、基本的には「伝わらない」ものをいかにして正しく伝えるかが重要になってきます。
話し方やボディランゲージも意識しよう
図解やイラストの他、話し方やボディランゲージを工夫することで、話がより伝わりやすくなります。前述した通り、メラビアンの法則によると人は話の内容より相手の表情や身振り手振り、そしてボディランゲージ等を重視する傾向があるようです。
ならばそれを活用しない手はありませんので、話をしている最中の表情や身振り手振りを工夫してみてはいかがでしょうか。楽しい話をする際は笑顔で、深刻な話をする際には真剣な表情で、そして相手に問いかける時は手振りを用いる等が挙げられるでしょう。
些細なことかもしれませんが、結果というのは些細なことの積み重ねで得るものです。人によっては自然にできることかもしれませんが、そうでない人にとっては意識的に行わなければならない面もあるかもしれません。
その場合は自分の話している様を動画に撮って確認したり、第三者に忌憚なき意見を尋ねてみることをお薦めします。
あまりに酷い場合は専門家に相談した方がいいかも
相手に話が伝わりにくい原因には様々なものが考えられます。中には上述したような対処療法で改善される場合もありますが、全てがそうではありません。そのため、もし自助努力で改善が難しい場合は専門家に相談するのも一つの手です。
昨今、人間は生まれながらに様々な特性を持っており、その中には後天的に変えることが難しいものもあると言われています。もし「話が伝わりにくい」という特性が先天的なものである場合、自助努力で改善するのは限界があるのかもしれません。
そういった研究は未だ発展途上ということもあり、専門家に相談したからといって完全に解決するわけではないでしょう。しかし、もし仕事上で支障が出ている場合は放置するわけにもいかないので、なるべく早めに相談するのが解決への第一歩と言えるのではないでしょうか。
まとめ
話が下手な場合、様々なシーンで弊害を生じさせることになってしまいます。プレゼンをしても聴衆の反応がいまいちだったり、業務上の報告をしっかりと理解してもらえなかったり、営業職であれば契約件数が伸び悩んでしまったり等が挙げられるでしょう。
情報化社会と言われている現代ですが、その中には誤った情報も多いものです。それだけに、人は正しい情報を求めており、それを適切に提供できる人は周囲から信頼され、高い評価を受けることができます。
そうなると様々な仕事のチャンスに恵まれ、能力や収入を大きく伸ばすことができるかもしれません。しかし、話下手だとそういった機会に恵まれることも少なく、そればかりか周囲との関係を適切に築くのも難しくなってしまう恐れがあります。
そうならないためにも、なるべく自助努力でできるところは改善し、難しい場合は早めに専門家に相談することをお薦めします。
