会社員の給料というのは、仕事の成果に対する対価として受け取るものです。つまり、仕事では、一定の成果をあげることが大前提なのです。
ただ、自分では頑張って仕事に取り組んでいるのに、なかなか思うような結果がでないときってありますよね？
そこで、ここではできるビジネスマンの仕事のやり方を紹介していきます。どのような仕事にも必要とされる５つの基本スキルについて、具体的なやり方や考え方を説明していきます。
もし、あなたが結果を出せずに仕事で悩んでいるであれば、ぜひ参考にしてください。
もくじ
できるビジネスマンの仕事のやり方① 「挨拶」
最初に「挨拶」について話をしていきます。挨拶と言えば、どのような仕事場でも求められるビジネスマナーのようなものです。それだけに、社会人として挨拶はできて当たり前だと考えてください。
しかし、あなたは正しい挨拶ができていると自信を持って言えるでしょうか？
じつは、社会人のビジネスマナーとして基本の挨拶ですが、きちんとできていないサラリーマンが非常に多いのです。とくに、大学や大学院を卒業して間もない社会人は、適正なビジネス挨拶ができていない人が多いです。
そして、職場で必要とされる挨拶の基本は、そのシチュエーションによって異なります。なぜなら、それぞれのシーンにおいて、挨拶に求められる要素が異なるからです。そこで、シチュエーション別に分けて、必要となる挨拶のやり方について解説していきます。
できるビジネスマンの挨拶のやり方 「朝の挨拶」
まずは、朝の出社時に周囲の社員に対して行う挨拶です。同じ職場で働く仲間ですから、朝の挨拶は気持ちよく行ないたいものですよね？
具体的に朝の挨拶は、次のように行ないます。
「◯◯さん、おはようございます」
このときのポイントは、しっかりと挨拶をする相手の名前を呼ぶことです。「おはようございます」の前に名前を呼ぶことで、「誰に向かっての挨拶」であるかを相手に伝えることができるのです。
たとえば、事務所の机に何人もの人が座っていると、誰に対しての挨拶かが伝わらないときがあります。そのためにも、しっかりと相手の名前を呼ぶようにしてください。
たとえば、あなたの上司に対して朝の出社時に挨拶をするのであれば、「◯◯部長、おはようございます」というような言い方です。自分の直属の上司であれば、このように名前を読んで出社したことを確実に伝えるようにしてください。
できるビジネスマンの挨拶のやり方 「外出時の挨拶」
次に社内から外出するときに必要とされる挨拶のやり方についてです。とくに営業マンであれば、お客様先に外出することが多いので、正しいやり方をマスターしてください。
外出時の挨拶は、先ほど説明した朝の挨拶とは異なり、周囲にいる複数の人達に向けて行う挨拶です。具体的には、はっきりと聞こえるような声の大きさで以下のように伝えてください。
「◯◯へ、行ってきます」
外出するときの挨拶は、行き先まで伝えておくと丁寧になります。たとえば、営業マンであれば、訪問先のお客様である会社名などです。
どこに行ったのかを周囲の人達に伝えておくことで、誰かがあなたのことを探して席まで来たとしても、周囲の同僚などが答えてくれます。
できるビジネスマンの挨拶のやり方 「退社時の挨拶」
社会人として職場で求められる挨拶として、最後に退社するときのシチュエーションです。つまり、その日の仕事が終わって、事務所を出るときです。
退社時の挨拶は最後の仕事とも言えますので、気持ちよく行ないたいものですよね？
退社時の挨拶も、先ほどの「外出時の挨拶」と同様に、その対象は周囲に座っている複数の同僚などです。具体的には、次のように挨拶を行ないます。
「すいません、お先に失礼します」
このときのポイントは、「すいません」という配慮の言葉を付け加えることです。あなた自身は仕事が終わっていても、まだ周囲の人達は仕事をしているのです。そのため、「自分は先に帰らしていただきます」という気持ちを表現しましょう。
いつも、一緒に仕事をしている同僚やメンバーに対しては、このような配慮をしっかりと行なってください。
もちろん、緊急時の対応などでチームのメンバーが忙しそうにしているのであれば、その状況を確認して、「自分が帰れる状況であるのか」を確認してください。つねに同じ部署のメンバーとは、一緒に働いているという考えで仕事に取り組みましょう。
できるビジネスマンの仕事のやり方② 「コミュニケーション」
できるビジネスマンの仕事のやり方として、２つ目は「コミュニケーション」について解説をしていきます。先ほどの「挨拶」と同様にコミュニケーションは、仕事を円滑に進めていく上でも非常に重要な要素です。
あなたはコミュニケーションに自信がありますか？
じつは、仕事ができるビジネスマンや経営者は、みんなコミュニケーション能力に優れています。その人のコミュニケーションのスキルによって、仕事の成果が大きく左右されると言っても、決して過言ではないでしょう。
そして、仕事に必要とされるコミュニケーションは、大きく２つの要素に分けることができます。それが、「話す」と「聞く」のコミュニケーションです。
それぞれに必要とされる考え方と具体的なやり方を説明していきますので、コミュニケーションに自信がない人は、ぜひ参考にしてください。
できるビジネスマンのコミュニケーション 「話し方」
最初に「話し方」についてです。ビジネスシーンに必要となる話し方は、相手が分かりやすいように自分の意思や考え方を伝えることが最も大切です。
コミュニケーションというのは相手との意思疎通ですので、自分の言いたいことが相手に伝わらないと意味がないですよね？
しかし、このように改めて言われると理解できるのですが、実際に自分が話をするときになると自分の都合で話を進めている人がほとんどなのです。それでは、具体的にどのように話をすれば良いのでしょうか？
それは、相手の立場に立って、使う言葉や話の進め方を考えることです。
たとえば、あなたが液晶テレビを購入するために家電量販店に行ったとします。そのとき、販売員から、「４Ｋがおすすめです」「ディスク容量はどうしますか」というように専門用語を使われても理解できないですよね？
つまり、話す相手にあわせて「言葉」を選んで、「話の進め方」を考えなければ相手は理解できないのです。
ここでは、分かりやすいように販売員の例をあげましたが、職場におけるコミュニケーションも、もちろん一緒です。相手が上司であれば、「上司が理解できるように話をする」ことを意識しながら話を進めていくのです。
相手が理解できない話し方は、コミュニケーションではありません。つねに「どのように話せば相手に伝わるのか」を考えるクセをつけましょう。
できるビジネスマンのコミュニケーション 「聞き方」
さて、コミュニケーションの話し方の次は、「聞き方」について解説をしていきます。じつは、自分の「話し方」を意識している人は多いのですが、この「聞き方」に関しては深く考えていない人がほとんどなのです。
あなたは相手の話を聞くときに、何か意識していることはありますでしょうか？
コミュニケーションの聞き方に関して重要なポイントが、相手の言いたいことを傾聴することです。傾聴とは、相手の話しに全神経を集中させて、言いたいことを理解するように務めることです。
そのため、まずは相手の話を最後まで聞くことが大切です。途中で相手の会話を遮ったり、反論したりしてはいけません。とにかく、一旦は相手の話を最後まで聞くことを心がけてください。
相手が伝えようとしていることを最後まで聞かないと、相手の言いたいことを理解できるはずはないですよね？
しかし、多くの人が途中で口を挟んだりしているのです。たとえば、「あっ、その件であれば…」というように、自分が言いたいことを話はじめてしまうのです。ただ、これでは話し手が言いたいことを伝えられないのでコミュニケーションとして成立しません。
周囲の人達と一緒に仕事を進めていくビジネスマンであれば、周囲の人達の考え方や意見を尊重しなければいけません。そのための手段が傾聴なのです。
相手が同僚であろうと部下であろうと関係はありません。しっかりと相手に敬意を払って、最後まで話を聞くことを心がけてください。
できるビジネスマンの仕事のやり方③ 「時間管理」
さて、３つの目のビジネスマンの仕事のやり方として「時間管理」について解説していきます。時間管理もまた、仕事で成果をあげるためには非常に重要な要素です。
あなたはいつも仕事に追われていて、「時間がなくて忙しい」と日常のように感じていないでしょうか？
そして実は、この時間管理の考え方を勘違いしているビジネスマンが非常に多いのです。たとえば、手帳やパソコンのツールなどを使って、自分のスケジュールを管理することを時間管理として捉えている人がほとんどです。
しかし、実際はそうではありません。ビジネスマンに求められる時間管理とは、自分の行動を時間という概念で管理をすることなのです。
たとえば、あなたが営業マンだとします。夕方の16時にアポイントがあるため、15時にはオフィスを出なければいけません。そのため、15時までには打ち合わせの準備を終えていなければならないのです。
もし、提案書の作成に２時間かかるのであれば、前もってそのための「時間」を確保しておく必要があります。また、見積もりの承認を上司にもらう必要があるのであれば、上司の「時間」も調整しておかなければいけません。
このように、仕事を円滑に進めていくうえで必要となる「時間」という尺度によって、自分の「行動」を管理していくのです。これが、ビジネスマンに必要とされるタイムマネジメントの基本的な考え方なのです。
そして、当たり前ですが、この時間管理ができない人は、決まって仕事ができません。
先ほどの例で言えば、外出までに１時間しか確保できなかったために、２時間かかる提案書を不十分な状態で持っていかなければならなくなります。
また、前もって上司の時間を調整していなかったために、承認がもらえずにお客様に見積もりを提示することができなくなるかも知れません。
このような仕事の進め方で成果があがるはずはないですよね？
まずは、自分の仕事を進めていくために「どれ位の時間が必要か」を考えてください。そして、それに合わせて自分の日々の行動をスケジュールしていくのです。
できるビジネスマンの仕事のやり方④ 「タスク管理」
次に、日々の仕事を進めていくうえで重要な鍵を握る「タスク管理」のやり方について話をしていきます。タスクとは、あなたが抱えているひとつひとつの業務のことを指しています。
たとえば、営業職であれば「提案書の作成」や「見積書の作成」というような業務です。先ほどの時間管理と同様に、いかにこれらのタスクを管理していくかは、仕事を円滑に進めるための重要な要素です。
そして、このタスク管理のポイントには幾つかありますが、最も重要なことはタスクに優先順位をつけるという点です。
つまり、業務の緊急性や仕事に対する重要度といった観点から考えて、どのタスクから取りかかるかを決めるのです。しかし、多くのビジネスマンが、この優先順位をつけずに仕事を進めているのです。
たとえば、お客様からメールが来たらすぐに返信しようとしたり、目の前にある簡単な仕事から始めたりしているのです。そのため、本当に重要な仕事に取りかかるのが遅くなったり、業務が完了するまでに時間がかかったりしてしまうのです。
そこで、ここからは効率的なタスク管理のやり方について解説をしていきます。タスク管理は、次の２ステップで進めていくのが基本です。
ステップ１、今かかえているタスクを全て洗い出す
ステップ２、優先順位によりタスクに順番をつける
それでは、この２ステップについて、具体的なやり方を説明していきます。
ステップ１、 今かかえているタスクを全て洗い出す
まずは、現在あなたが取り組むべきタスクを全て洗い出してみてください。手帳やノートでも何でも構いませんので、全てのタスクを書き出すことがポイントです。
たとえば、次のようにタスクを書き出してみてください。
「鈴木商事の村上部長へ提案の進捗を電話で確認する」
「業務部の山田さんに鈴木商事の請求書の件を相談する」
「田中部長に指摘された提案書のタイトルを修正」
このように、ひとつひとつ書き出していくのです。たとえば、あなたは顧客に連絡するのをうっかりと忘れてしまった、というような経験はないでしょうか？
そうならないためにも、どんなに小さいタスクであっても書き出しておくのです。そうすることで、忘れずにタスクに取りかかることができます。
ステップ２、 優先順位によりタスクに順番をつける
次に、洗い出した全てのタスクを見渡して、優先順位をつけていきます。優先順位をつけるときは、「緊急性」と「重要度」という２つの観点で考えるとスムーズに進みます。
たとえば、お客様からのクレーム対応は緊急性が非常に高いですよね。そのため、そのクレームに関する業務は、優先度を高めなければいけません。
優先度の高いタスクに星マークをつけても良いですし、単純に取りかかる順番で番号をつけていっても構いません。とにかく、重要な仕事から取りかかれるように、手元にあるタスクに対して優先度をつけることが大切なのです。
そして、タスクに優先順位をつけたら、後はそれに従って、ひとつひとつに取り組んでいけば良いだけです。非常にシンプルで誰にでもできそうですよね？
このタスク管理のやり方はシンプルですが、非常に効果がある進め方です。ぜひ、あなたも日々の仕事に取り入れてみてください。
できるビジネスマンの仕事のやり方⑤ 「報連相」
さて、できるビジネスマンの仕事のやり方として、最後に紹介するのが「報連相」です。報連相とは、「報告」「連絡」「相談」のことを指していて、それぞれの頭の文字をとったビジネス用語です。
ところで、あなたは「報告」「連絡」「相談」の違いを理解していますか？
じつは、この３つの違いをきちんと説明できる人は意外と少ないのです。そもそも、報連相の意味が分かっていなければ、日々の仕事で実践できる訳ないですよね？
そこで、ここからは報連相に関して、基本的なやり方と考え方について説明をしていきます。
できるビジネスマンの報連相のやり方 「報告」
最初に「報告」のやり方について話をしていきます。報告とは、あなたが取り組んでいる仕事の進捗や結果を上司に伝えることを指しています。
たとえば、営業職であれば次のような報告のやり方です。
「田中商事様向けの提案ですが、今週末に発注先を決めるようです」
このように、あなたが進捗を伝えることで、上司はあなたに任せている仕事の進捗状況を把握することができるのです。そうすることで、上司は必要な対策を考えたり、あなたに指示を出したりすることができるのです。
あなた以外にも数名のメンバーがいる場合、上司が全ての仕事の進捗を追っかけるのは大変ですよね？だからこそ、あなたから上司に対して進捗状況を伝える必要があるのです。
できるビジネスマンの報連相のやり方 「連絡」
次に「連絡」のやり方について解説していきます。連絡とは、仕事に関する情報を関係者に伝えることです。たとえば、次のような連絡です。
「来月の全社朝礼は田中社長の都合で中止となりました（人事部より）」
このように、その情報が必要な人に対して、ある事柄を伝えることが連絡です。この連絡のポイントは、誰が見ても理解できるように簡潔に伝えるようにしてください。
また、連絡をするタイミングも非常に重要です。たとえば、木曜日の打ち合わせの変更に関して、前日の水曜日の夕方に連絡をもらっても遅いですよね？連絡はスピードがとても大切なのです。
そして、この連絡ができていないと、仕事が予定どおり進まなかったり、必要な人が会議に参加できなかったりします。仕事を進めていくうえで連絡は非常に重要な要素であることを理解しましょう。
できるビジネスマンの報連相のやり方 「相談」
そして、報連相の最後が「相談」です。相談とは、仕事の進め方や判断に迷って決断できないときに、上司や先輩に指示やアドバイスを求めることです。
たとえば、次のような相談のやり方です。
「田中商事様向けの提案ですが、あと５％ディスカウントして欲しいと言われています。利益率が10％を下回ってしまうのですが、どうしたら良いでしょうか」
このように、上司に意見を求めることで、仕事に対して適切な判断をできるようにするのです。上司への相談がきちんとできていれば、仕事のやり方を大きく間違えることはありません。そのために「相談」が必要だと考えてください。
さて、「報告」「連絡」「相談」の３つに関して説明してきました。あなたは、それぞれの意味を理解して、日々の仕事で実践できているでしょうか？
報連相の目的は、あなた自身の仕事を円滑に進めて、確実に成果をあげるためです。ここで解説した内容をしっかりと頭に入れて、日常の業務で確実に実行できるようにしてください。
まとめ
さて、ここでは仕事にも必要とされる５つの基本スキルについて、具体的なやり方や考え方を解説してきました。
ビジネスマナーの基本でもある挨拶は、状況に合わせて「誰に・どのように」挨拶をするかが大切です。職場で気持ちよく仕事を進めていくためにも、正しい挨拶のやり方を身につけましょう。
そして、他人とコミュニケーションを取るときは、お互いに意思疎通ができるように工夫をしましょう。あなたが話すときは、相手の立場になって会話を進めてください。一方で聞き手の場合は、最後まで話を聞いて相手の意図を汲み取るようにしてください。
また、仕事を進めるうえでは、時間管理が重要です。仕事にかかる時間を考慮して、綿密にスケジュールを組み立ててください。さらに、抱えているタスクに優先順位をつけて管理することで、仕事をよりスムーズに進めることができます。
そして、組織のなかで仕事をしていくときに欠かせないのが報連相です。あなたの上司や関係者に適切に情報を伝えることで、仕事を円滑に進めることができるのです。
仕事のやり方を変えれば、必ず結果も変わります。
もし、あなたが思うように結果が出せずに悩んでいるのであれば、ここで解説した５つの基本スキルを実践してみてください。
