どうしても予定が入ってしまい面接の変更を行いたい、選考のスケジュールを変更する依頼を担当の方にメールで送りたいけど、どうすればいいのだろう。そんなふうに、面接の日程の変更に関するメールについて、頭を悩ませている方はいませんか。
せっかく面接の日程が決まっていたのに、日程変更の連絡をするのは、少し気まずく感じる方も多いかもしれません。
どうすればスムーズに、日程の再調整をしてもらえる連絡をすることができるのか、気を付けるべきポイントについて解説していきます。
きちんと誠実に対応すれば、企業も問題なくスケジュールの再調整に応じてくれるはずです。ぜひ、失礼がない対応をしていきましょう。
もくじ
日程変更に関してメールで送付するときに注意したい4つのポイント
現在選考を受けている企業に対して、日程を再調整していただくために、どのような内容のメールを送付すればいいのか。パソコンの前で固まってしまっている人はいないでしょうか。
わざわざ面接の日程を調整してくれた企業の方に、申し訳なく思う気持ちも湧いてくるかもしれません。
ただ、そんなふうに考えて時間だけが過ぎていくと、どんどん連絡が遅くなってしまいます。ぎりぎりの連絡になると、あなたに対する企業の印象がより悪くなってしまうかもしれないので、気をつけましょう。
どのような点に注意すればいいのか、連絡の際のポイントを押さえておくことが大切です。ポイントを理解しておけば、メールを送ることに対して心配する必要はありません。
できるだけ早めの段階で連絡するようにしよう
まず日程変更の依頼は、変更が必要だと分かった時点で、すぐに連絡をすることがとても大切です。
面接にあたっては、資料を準備したり、試験を準備したり、企業側で様々な用意をしている場合があります。急に面接に参加できないという連絡が入ると、その準備が無駄になってしまうことになりかねません。
また、日程を改めて調整する場合も、早く連絡をしたほうが、それだけ早めの日程に変えてもらえる可能性が高まります。
ぎりぎりに連絡をすると、日程の調整に時間がかかって、あなたの選考がどんどんずれ込んでしまいます。せっかく面接を受けることができると決まっているのに、日程が先延ばしになってしまうと、非常にもったいないです。
あなたが予定している面接日時に参加が難しそうだと分かったら、できるだけすぐに企業に相談の連絡をしましょう。
どうして日程変更が必要なのか、理由を伝えるようにしよう
理由もなく一度約束した日程の変更をしてほしいというのは、企業の側からすると、とても不誠実な人だと受け取られてしまうかもしれません。
日程を変えて欲しいとお願いするのであれば、必ず、なぜその必要があるのか、理由を伝えるようにしてください。また、理由も、企業の担当者にある程度仕方ないなと感じてもらえる理由にすることが大切です。
例えば、まだ現職で働いているのであれば、仕事で重要な会議が入った、大切なお客様先に訪問することになったなど、仕事を理由にすることをおススメします。任された仕事をおろそかにしない、責任感ある人という印象を与えることもできます。
もし、他社の選考と重なって調整するという場合でも、その理由をそのまま正直に言わないように気をつけましょう。
対応可能な代替日を、幅広く伝えるようにしよう
メールを送付する際にはあらかじめ、対応が可能な他の代替日を伝えておくと、その後の面接の調整がスムーズに進みます。代替日は、できるだけ幅広い日程を伝えておくことが大切です。
企業の担当者は改めて社内のスケジュール調整を行う必要があり、負担をかけることになります。
面接に参加する人は、マネージャークラス以上の人が多く、そのほとんどがとても忙しく、なかなか予定を合わせることが難しい方々です。
幅広い代替日を伝えておくことで、担当者のスケジュールの調整に対する負荷を下げることができます。
また、あなたのことを、採用担当者の調整業務についても配慮できる人だなと感じてもらえるかもしれません。
迷惑をかけてしまうことへのお詫びを真摯に書こう
企業の採用担当者にとっては、候補者と日程の調整をすることが仕事の一つです。あなたが日程変更に関してお願いのメールを送ることは、何も悪いことではありません。
ただ、再度のスケジュール調整は手間と時間がかかります。そのことに対して、しっかりとお詫びの気持ちを書いておくようにしてください。
あなたの予定変更は、今働いている会社から急に仕事を降られたなど、あなたが原因ではないかもしれません。でも、そのことと、採用担当者に迷惑をかけることは別問題です。
自分のせいで迷惑をかけて申し訳ないと、はっきり伝えましょう。あくまでお願いベースで、日程変更の相談の連絡をするように気をつけてください。
面接直前の場合は、メールではなく電話で連絡したほうがいい
もし、面接の直前でスケジュールの再調整をしていただく必要がある場合は、メールではなく電話で連絡を入れるようにしてください。
採用担当者のもとには、日々さまざまなメールが山のように届いています。その中にあなたのメールが埋もれてしまい、気づかれないという危険性があります。
また、メールでは確認までのタイムラグが起きやすくなります。
面接に向けて準備を進めている状態を、すぐに止める必要があるため、電話で連絡をいれましょう。
電話では気まずいと感じる人がいるかもしれませんが、電話で状況を説明しお詫びをしたほうが、きちんとした対応ができる人というイメージを与えることができます。
下手に悩んでしまう前に、まずは電話をしましょう。
転職エージェントを利用している場合、まず担当の人に相談しよう
転職エージェントを利用して、転職活動を行っている場合、日程変更についてはまずは担当の人に相談をするようにしましょう。
エージェントは、企業と求職者の間に入って、様々な調整を行ってくれる役割を担っています。日程変更という少し気を使うやり取りも、担当者があなたに代わって、企業と調整をしてくれます。
面接を受ける予定の企業よりも、エージェントの担当者に相談するほうが、緊張せずに気楽にやりとりができるはずです。
企業側も、求職者との連絡はエージェントに一任しているため、直接あなたが企業に日程に関する連絡をすると、混乱を招いてしまうかもしれません。
予定している選考日時に参加が難しそうだと分かったら、まずはすぐにエージェントに連絡を取るようにしてください。
本当に対応できないのかよく考え、安易な日程変更は避けよう
どうしても外せない用事ができてしまった場合、面接のスケジュールを調整してもらうことは、仕方がありません。選考中の企業も、状況をきちんと伝えれば、理解して日程の再調整を行ってくれるはずです。
ただ、本当に面接の日程を再調整する必要があるのか、改めて一度よく考えてみましょう。
安易に日程を変えることは、もしかしたらあなたの転職活動に不利益になるかもしれません。
自分で都合をやりくりして、その日の選考に本当に参加することができないのかを、よく検討するようにしましょう。
企業は、面接のために関係者の予定を調整してくれている
一般的に面接には、様々な面接官が出席します。企業によっては、4，5人程度の面接官がでることもあります。
また、面接官はマネージャー以上の役職者である場合が多く、それぞれ会議や出張などで忙しくしている人たちばかりです。企業の担当者は、社内の出席者の予定と、候補者であるあなたの予定を調整し、面接の設定を行ってくれています。
苦労して設定をした面接について、あなたが参加できなくなると、採用担当者は再度予定を調整し直す必要が出てきます。
どうしても出席できない理由があれば、担当者も仕方がないと考えてくれます。
しかし、安易に何度も変更の連絡をしてしまうと、だんだんその候補者に対しての印象が悪くなってしまうので、注意してください。
日程変更をすることで、面接が先の日程になる可能性がある
あなたが選考スケジュールの再調整をお願いした場合、企業側の都合によっては、面接の日程がとても先になってしまう可能性があります。
例えば、面接官の予定がしばらく詰まっていて、さらに2週間海外出張に行くという状況は十分にあり得ます。
そして、あなたの選考の調整をしている間に、他の候補者の選考がどんどん進んで、採用が決定してしまうかもしれません。そうすると、あなたが希望していたポストはなくなってしまいます。
せっかく面接のチャンスがあったにもかかわらず、他の候補者に先を越されてしまうのは、とてももったいないですよね。
日程変更をする以上、選考のスケジュールが他の候補者に後れを取るというリスクを理解しておきましょう。そのうえで、どうしても日程を変えてもらう必要があるのか一度よく考えてみることが大切です。
まとめ
面接の日程変更をしなければならなくなったときは、できるだけ早めに企業にメールで連絡をすることが大切です。きちんと事情を話してお詫びをすれば、別の日にちへ調整をしてもらうことがでるはずです。
ただ、面接のスケジュール調整を再度お願いすることで、あなたの選考が先延ばしになってしまうリスクがあります。
もしかしたら、他の候補者に先を越されてしまうかもしれません。本当に予定していた日程で面接に行くことができないのか、自分で都合を調整することができないのか、改めてよく考えてください。
転職活動はスピードが大切です。せっかくの面接のチャンスを逃してしまわないように注意して対応していきましょう。
