職場の悩み

仕事で時間に追われないための事前対策集。オススメの方法6選

日常の仕事について考えたときに、いつも提出の締め切りに追われている、ということはありませんか。あと数時間あれば…、と不足した時間を嘆く人がいる一方で、どんな仕事もてきぱきと片付けてしまう人もいます。

それではこの差ということは、一体どのようなところにあるのでしょうか?ここでは、「時間の作り方が上手くできている人は、どのようにして時間を捻出して使っているのか」について見ていきまましょう。

出世する人は時間の作り方が上手という事実を検証

世の中で仕事ができる人の特徴にはさまざまありますが、その中でも「忙しい中でも時間を上手く作り出せる人」をいうことが挙げられます。実際に出世を着実にしている人の多くは、時間の使い方が実に上手なようです。

それでは、なぜ時間の作り方が上手な人は、出世しやすい傾向があるのでしょうか。まずは、「時は金なり」という言葉にもあるように、出征する人は自分のための時間だけでなく、他人の時間も大切にするという意識も高いと言われています。

1分1秒として仕事の時間を無駄にしない人は、周りからも高い評価を受けるでしょう。そして、時間と納期を厳守することにより、取引先や周囲からの評価も徐々に上がり、更なる信用へとつながるのです。

時間の作り方1:仕事のやり方において自分ができる改善法とは?

「今日こそは早めに仕事を終わらせて、余裕を持って帰宅したい」と考えていても、気がついてみるともう遅い時間になっていて、定時退社どころか毎日残業をしている、などの経験はありませんか?また、自分ではやるべき仕事を片付けている場合でも、上司や取引先からの急ぎ依頼があり、やむを得ず遅くまで仕事をするなどのことも想定されます。

ここでは、もっと時間の余裕を持って確実に仕事をこなすためには、どのようにしていけばよいのか、そして仕事の効率を上げる方法について詳しく見ていきましょう。

To Doリストを作り、自分の目の届くところに置く

最初に「仕事のTo Doリスト」を作成し、やるべき仕事の内容を自分で整理してみましょう。具体的に内容を書き出してみることによって、全体的な仕事を洗い出すことができます。そして、この作業は、自分の頭の中を整理することにも繋がるのです。

このように仕事内容をリスト化することは、ただ漠然と仕事をこなすことと比較すると、仕事の優先順位を立てて取り組めます。To Doリストの作成方法は紙に手書きメモや、パソコンの機能を使う、そして自分のノートやスケジュール帳に書き留める、など方法はどれでも構いません。自分が一番見やすく取りかかりやすい方法で大丈夫です。ぜひ習慣化してみましょう。

時間があるときに、書類やパソコンの中身を整理する

仕事の効率化を図るには、目に入る机の上やパソコンの中身を整理整頓してみる、という方法もあります。人は忙しいと、取りあえず目の前の書類をファイルにランダムに挟んでおいたり、パソコン上でもデスクトップ上に取りあえず保存しておく、など整理整頓は後回しになりがちです。

もちろん最優先事項は、今目の前の業務をできるだけ早くこなし終えることです。また、後日に落ち着いたら、きちんとファイリングしよう、と意識して後回しにする状況でよいでしょう。仕事が一段落したときに、まとめて整理整頓をする習慣をつけましょう。しかし、あまり溜めこんでしまうと、整理する気持ちが無くなりがちですので、気を付けましょう。

時間の使い方を細かく分けて、目標を立ててみる

残業時間や休日出勤も時には必要となるかもしれませんが、常にこの時間外の労働時間をあてにして仕事をするということは、あまりお薦めできません。仕事のための時間は無限大にある訳ではないのです。

仕事の時間の使い方は「仕事のスケジュールを立てる時に、細かく時間を分割して目標を立てる」ということが大切です。自分の手帳やスケジュール機能の中にスケジュールを書く場合は、「今日の午前中には〇〇を行う、午後は△△をする」というようにおおざっぱな書き方はNGと言えます。

スケジュールはできるだけ細かく分割して、立てるということが大切なのです。

このように、細かい時間ごとの目標があることで、小さな自信を積み重ねていき、達成感が高まるという精神的な効果も期待できるのです。

残業しない日を週に何日か設けて、それを習慣づける

上手は時間の使い方は、いかに日々の仕事に見切りをつけて終了させられるか、ということも時には必要です。残業が当たり前になっている職場では、自分の仕事が切りが良く終わり、残業が不要な場合でも、自分だけ定時退社がしにくいという状況をよく耳にします。

会社によっては、特定の曜日を「残業なしの日」のノー残業デーとしていて、強制的に退社しなければならない、という制度を設けている場合もあります。このように「堂々と定時退社ができる曜日以外は、周りの目が気になって帰れない」という意識はこの際きっぱりと捨て去りましょう。週の何日かは定時で帰る日を作って実行する習慣をつけると、周りの人もその状況に慣れてくるのです。

昼休みに一人になる時間を週に何回か作ってみる

仕事の合間の休み時間や昼の時間も、貴重な時間です。もちろんお昼ご飯をとるということと、適度に体と心を休ませるという事が主な目的の時間です。しかし、会社勤めの人の中には、昼休みは会社の同僚や先輩と一緒に過ごし、話す話題にも気を使う、とういケースもよくあるようです。お昼休みの日常の話題が楽しみになっているという人もいます。

しかし、逆に話題に合わせるために仕事以上に気を使う、というケースもあるのです。ここでお薦めしたいことは、週に何回か自分のためだけに昼休みを使うということに挑戦する、ということです。会社の周辺を散歩するでもよいですし、近くの商店をリサーチしてみる、などもよい気分転換になります。本を読むなどもよいですね。時には、自分だけの時間を作ってリフレッシュしてみましょう。

1時間に1回はブレイクタイムを作り頭を休める

近年会社の仕事は、技術職や事務職に限らず営業職などでも、パソコンなどのOA機器を使用して行うことが多くなっています。長時間のパソコンワークは、スクリーンからのライトで目が酷使されて、疲労が伴います。また、同じ姿勢でずっといることは肩や腰、足などにも悪影響になるのです。

そこでお薦めしたいことは、約1時間に1回は5分程の短いブレイクタイムを作る、ということです。この祭に席を立って、廊下や階段、休憩室などで軽いストレッチをしてみたり、目をつぶって上からマッサージをするなどしてみましょう。また、お茶やコーヒーを飲んでリラックスする方法もあります。くれぐれも周囲の人の邪魔にならない程度に行いましょう。

朝は周りの人よりも早く出勤し1日の計画を立てる

「一日の計は朝にあり」という言葉にもあるように、仕事をする上で朝の時間は大変貴重で大切なものです。朝の時間をだらだらと無駄に過ごしてしまうと、一日の仕事がスムーズにいかなくなるということにもなり兼ねません。朝からてきぱきと仕事をこなしていきたいものです。

朝の通勤は余りにも出社時間がギリギリになると、気持ちが落ち着かず走って出勤するなど、体にも相との負担になります。そこで、ぜひ仕事の開始時間よりも早めに出勤して、開始までの準備やその日の計画を立てることをお薦めします。早く会社に到着することで、混雑からも解放され仕事の準備もできますので、気持ちをゆったりとさせた状態で仕事に取り掛かれるのです。

アプリや写真の機能を上手く使い時間を節約する

近年はパソコンだけではなくスマートフォンなどの便利な電子機器があり、仕事でもいろいろと使用することが多くなりました。写真の機能やアプリを利用することは時間を短縮させて、面倒なメモや整理から解放されるので、お薦めしたい手法です。

例えば、今までは取引先の担当者から頂いた名刺がどんどん溜まり、専用ファイルに差し込んで保管していましたが、現在は写真を撮り取り込むことで整理と登録ができるアプリなどがあります。また、会議などの内容を写真にとり、後で必要な箇所をまとめるという方法もできます。便利グッズや機器を上手に活用して、面倒で時間を要することから解放されることで、時間が節約できるのです。

有給休暇や福利厚生制度を利用して私的な時間を作る

仕事だけではなく、余暇も充分にとることが大切です。しっかりと休暇をとり体を心をリセットしましょう。各企業は休みの福利厚生を設けています。そのなかの有給休暇や特別休暇などを利用して、年間で計画的に休みをとってみましょう。まとめて取得できる環境であれば、国内や海外の旅行をして、見聞を広めることができます。

何年も働くだけで休みを取らないという状況の人は、今後は意識的に自分のために有給休暇をとりしっかりと日頃の疲れを取ることを心がけてみてはいかがでしょうか。休みの間の楽しみができれば、また頑張って働く意欲も出てきます。また会社以外の人との交流関係も、人生の中で大切な財産になることでしょう。

まとめ

今回は時間の上手な作り方という観点から、さまざまな方法を解説してきました。時間の工夫は1日のなかで行う方法と、1年を通じて心がけるべきこと、そして仕事以外のオフのため時間の作り方などに分かれています。

毎日のルーティンワークの中にも、必ず改善できることが潜んでいます。そして人間の力だけではなく電子機器なども利用して、時間を短縮することが可能になりました。今までの仕事の時間の使い方を一度見直し、よりよい仕事と成果のために上手な時間の使い方をしていきましょう。

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