「気がついたらもう定時、今日も残業だな」と思った時、定時後の社内を見回してみましょう。残っているのは毎日同じ顔ぶれではありませんか。本当に残業が必要な場合もありますが、なかには残業が習慣になっている人も多いのです。
残業する＝仕事をがんばっている感覚になりがちですが、習慣化した残業ほど成果が出ないものはありません。仕事ができる人はそのことをよく知っています。だからこそ、業務にメリハリをつけて効率よく進め、無駄な残業はしません。
今の時代、高い評価を受けるのは決められた時間できちんと成果が出せる人材です。求められる人材になるためにも、仕事ができる人が実践している仕事にメリハリをつけるコツをマスターしましょう。
もくじ
なぜ仕事にメリハリが必要なのか？
指示されたことに一生懸命取り組んでさえいればよかった新入社員の頃とは違い、中堅社員になるにつれ業務量も増え、その質も変わってきます。複数の業務を同時に進めなければいけないほか、後輩の育成やチームを牽引していく役割も求められます。
全ての業務を順番に処理しているだけでは、時間がどれだけあっても足りません。決められた時間で最大のパフォーマンスをするには、仕事の進め方を変える必要があります。そのために最適の手段、それが「メリハリ」なのです。
集中力が高まり、仕事の効率がアップする
仕事にメリハリをつけるには、まず自分のタスクを整理して優先順位をつけなければいけません。タスクを整理するには、自分がやるべき業務の内容を細かく把握する必要があります。業務の重要性、ボリューム、納期などを洗い出すのです。
そうすることで業務内容を整理でき、複数あるタスクをどの順番でいつまでに完了すればよいのか、優先順位がはっきり見えてきます。上司や先輩から段取りの悪さを指摘される人は、このタスク管理が上手くできていないのかもしれません。
タスク管理とは、言い換えれば「今、本当にやるべきこと」を明確にすることです。やるべきことが明確になれば、雑念なしに目の前の仕事に集中できるようになり、結果として仕事の効率がアップします。
生産性が上がり、成果もついてくる
タスク管理が上手くできると、メリハリのあるスケジュールを組むことができるようになります。タスク管理で業務の詳細を把握して必要な作業を洗い出していくと、おのずとタスク完了までにかかる時間が予測できるからです。
仕事が早いと言われる人を観察してみると分かりますが、スケジュール管理に長けています。「ムリ・ムダ・ムラ」のないスケジュールで時間と労力を有効に使い、短時間に複数のタスクをこなすことで生産性を上げているのです。
タスクやスケジュールをしっかり管理できれば業務にメリハリが生まれ、生産性が上がると同時に仕事の成果も自然とついてきます。生産性の高さは企業から高く評価されるスキルの1つでもあるので、しっかり身に付けておきたいですね。
残業時間が短縮できて、プライベートも充実
仕事とプライベートの切り替えがスムーズにできる、というのも仕事にメリハリをつけるメリットの1つでしょう。人生に必要なものは仕事だけではありません。プライベートとのバランスを取ることが、充実した毎日を過ごす秘訣です。
仕事にメリハリが出てくると無駄な作業が減り、スケジュールに沿って仕事を進めることで残業時間もぐっと短縮できます。集中して仕事に取り組むことで得られる充実感、成果を得ることで生まれる自信にくわえて、時間を手に入れることができるのです。
家族や友人と過ごす時間も増えるほか、趣味に没頭したり、自分のスキルアップに充てたり、空いた時間は有意義に使いましょう。プライベートが充実すると、さらに前向きに仕事に取り組めるようになります。
誰でもすぐにできるメリハリ上手になるコツとは？
さて、ここまでは「なぜ仕事にメリハリが必要なのか」「どのようなメリットがあるのか」を見てきました。仕事もプライベートも充実して評価も上がるとなれば、すぐにでも実践したいところですが、どうすればよいのでしょうか。
ここからは、誰でもすぐに取り組めるメリハリ上手になるコツをお伝えしていきます。驚くほど簡単で、難しいことは何もありません。この3つのコツを意識して続ければ、一生ものの「仕事のメリハリ術」が身に付くはずです。
コツ1：「やらないこと」を決めてからToDoリストを作る
出勤して朝一番にやらなければいけないこと、それは仕事の優先順位をつけて1日のタイムスケジュールを組むことです。「そんな当たり前のこと…」という声が聞こえてきそうですが、実はここに目からウロコの大きなコツが潜んでいます。
一般的な方法は、その日にやることを決めてToDoリストを作り、優先順位をつけてスケジューリングするというものではないでしょうか。ところが、仕事のできる人は「やること」ではなく「やらないこと」を最初に決めているのです。
重要性の低い業務、後輩に任せられる業務などを見極めたうえで「やらないこと」を決め、自分にとって無駄な作業を削減しましょう。「本当にやるべき仕事」だけが書かれたToDoリストでメリハリのあるスケジュールを組めば、仕事の効率がアップするはずです。
コツ2：メールのチェックは決まった時間に！
仕事に集中したいのに、クライアントや取引先から次々とメールが入って対応に追われる、というのはよくあることです。ここで、少し考えてみましょう。そのメール、本当にすぐに対応しなければいけない内容でしょうか。
おそらく、メールである時点で急ぎの可能性は低いでしょう。そのようなメールで何度も仕事を中断していては、せっかく立てたスケジュールも台無しです。メールは通知機能をオフにしてチェックする時間を決める、これが仕事にメリハリを持たせるコツです。
1～2時間おき、業務と業務の間しか見ないなど、自分ルールを決めてしまえば精神的にも楽になります。本当に大事な時にはメールだけではなく、チャットやメッセージ、スマホもシャットアウトしてしまいましょう。
コツ3：休憩をしっかり取り、集中する時間を決める
どれだけ優秀な人でも集中力には限界があります。7時間も8時間も集中力が持続できるわけがありません。効率や生産性を上げるためには、1日のうち集中する時間を決めて、その時間帯に大事な仕事に取り組むようにしましょう。
受験勉強した頃を思い出してみると分かりますが、朝型や夜型など人によって集中しやすい時間帯はさまざまです。仕事も同じで、自分の集中力が高まるタイミングを考慮したスケジューリングが重要になります。
そして、集中タイムを作るのと同じくらい大切なコツは、しっかり休憩を取ることです。前述したように人間の集中力は持続しません。適度な休憩を取ってリフレッシュすることが仕事にメリハリを生み、集中力がアップします。
プラスアルファでさらにメリハリ上手になろう
メリハリ上手になる3つのコツをお伝えしましたが、これ以外にも仕事ができる人が実践しているコツはたくさんあります。3つのコツに負けず劣らず簡単で、明日からすぐに実践できるものばかりです。ぜひプラスアルファで実践してみてください。
- すき間時間を無駄にしない
仕事を進めていると思わぬすき間時間が発生することがあります。5分～10数分で完了する仕事は、このすき間時間を活用して終わらせましょう。
- 机やパソコンの整理整頓
環境を整えるのは段取りを整えるのと同じことです。必要な物や情報にすぐにアクセスできるよう常に整理整頓しておきましょう。
- 質の高い休憩を取る
好きなコーヒーを買いに行く、新しくオープンしたお店にランチに行くなど、質のよい休憩をしっかり取りましょう。リフレッシュ度がアップし、脳が活性化します。
まとめ
全ての仕事を発生した順番どおりに全力で対応していては、いくら時間があっても足りません。複数のタスクを短時間でこなすために必要な手段、それが「メリハリ」です。
仕事にメリハリが出てくると、自分が今やるべきことが明確になって無駄な作業が減り、結果として効率も生産性も上がります。また、時間的・精神的に余裕が生まれてフォローや目配りができるようになり、周囲からの信頼も得られるでしょう。
メリハリ上手はまさに企業が求める人材そのものなのです。ぜひこのスキルをマスターして、社内でのレベルアップや新しいステージに挑戦してください。
